10 grundlegende Projektmanagementtechniken

Projektmanagement ist ein Beruf und beinhaltet als solcher den Einsatz von Techniken die es zu verstehen und anzuwenden gilt.

In diesem Artikel sehen wir 10 Techniken, die in den 5 Phasen des Projektlebenszyklus verwendet werden sollen:

Zu Beginn des Projekts, in der definierten Phase einleiten Vom PMI aus, wo das Projekt initiiert werden soll, ist es wichtig zu verstehen, was das Projekt erreichen möchte und wer in dieser Phase die Leitung des Projekts übernehmen muss.

In dieser Phase können zwei Techniken eingesetzt werden*:

1) Die Erstellung des Projektauftrages. Der Projektauftrag ist ein Dokument, das in Kürze die Antworten auf die grundlegenden Fragen des Projekts enthält: Was sind die Ziele des Projekts, die übergeordneten Anforderungen, die Annahmen und die Risiken. In der Projektcharta sollte auch angegeben werden, wer der Projektmanager ist, der für die Leitung des Projekts verantwortlich ist.
Inhalt des Projektauftrags:

• Projektname
• Projektsponsor oder Eigentümer
• Vor- und Nachname des Projektleiters
• Business Case: Der Grund für die Durchführung eines Projekts ist immer im erwarteten Nutzen zu suchen. Der Nutzen muss wirtschaftlich bewertet und den Kosten des Projekts gegenübergestellt werden.
• Projektziele, die messbar sein müssen
• Die wichtigsten Ergebnisse des Projekts in Bezug auf Objekte, Produkte, Änderungen.
• Ein grober Projektzeitplan mit wichtigen Meilensteinen oder Kontrollpunkten oder Phasen.
• Budget: Kosten und Ressourcen.
• Team: Eine grobe Angabe, wer das Projektteam sein wird.
• Annahmen / Einschränkungen
• Risiken
• Genehmigungen erforderlich und Unterschrift des Sponsors

2) Die zweite Technik, die oft unterschätzt wird, besteht in der Erstellung des Stakeholder-Liste. Die Zuordnung von Stakeholdern ist nicht nur ein obligatorischer Schritt in der PMP-Methodik, sondern auch äußerst nützlich, da sie bei der Zuordnung von Stakeholdern die Möglichkeit bietet, zu verstehen, welche Akteure mit Entscheidungsbefugnis das Projekt beeinflussen können seine gesamte Dauer. Daher ist es sinnvoll zu verstehen, was jeder dieser Stakeholder denkt, damit wir gegebenenfalls auf Bedürfnisse eingehen und Erwartungen steuern können, wenn bestimmte Wünsche nicht erfüllt werden können.

*Beachten Sie, dass ich den Begriff Projektphase verwende, laut PMI handelt es sich jedoch um eine Prozessgruppe. Das heißt, eine Reihe von Prozessen, die in bestimmten Momenten des Projekts ausgeführt werden.

Die zweite Phase des Projekts ist die Planung. In dieser Phase ist es entscheidend, im Detail zu definieren, was wir im Projekt tun werden, wann wir es tun und wie wir es tun werden. In diesem Prozess können zwei Techniken verwendet werden:

3) Die Erstellung des Projektplans. Der Projektplan enthält die detaillierten Anforderungen, das Projektteam, die Liefergegenstände, die Arbeitspakete, die Aktivitäten, die Aufwandsschätzungen, das Abhängigkeitsdiagramm und den Zeitplan oder den Kalender oder ein Gantt.

4) Die Erstellung des Projektmanagementplans. Was ist der Unterschied zwischen dem Projektplan und dem Projektmanagementplan? Wenn der Projektplan die Beschreibung der Arbeiten enthält, die von dem Team ausgeführt werden müssen, das das Projektobjekt ausführt, enthält der Projektmanagementplan die Verfahren, die der Projektmanager während der verschiedenen Phasen der Projektausführung befolgen muss . Nehmen wir ein Beispiel: Angenommen, wir befinden uns in einer Situation, in der das Projekt 10% zu spät zum vereinbarten Liefertermin kommt. Der Projektmanagementplan sollte Anweisungen enthalten, was in dieser Situation zu tun ist. Beispielsweise kann es sein, dass der Projektmanager im Falle einer Verzögerung des 10% berechtigt ist, das Projekt fortzusetzen, oder dass der Lenkungsausschuss konsultiert werden möchte, um eine Entscheidung in dieser Angelegenheit zu treffen.

Die Projektdurchführungsphase. Es gibt 3 Techniken, die in dieser Phase verwendet werden können

5) Verwaltung von Änderungswünschen. Das Änderungsmanagement ist für den Erfolg des Projekts von entscheidender Bedeutung. Die Änderungswünsche müssen direkt vom Projektmanager verwaltet werden, der sie nachverfolgen, klassifizieren, zur Bewertung und Genehmigung einreichen und schließlich sicherstellen muss, dass nur die zur Umsetzung genehmigten Änderungen umgesetzt werden.

6) Die Qualitätsmanagement. Es gibt zwei Qualitätsmanagementaktivitäten, die der Projektmanager durchführen muss: Qualitätsprüfungen, die am Projektergebnis durchgeführt und vom Qualitätsteam durchgeführt werden. Und die Qualitätssicherung, die sicherstellt, dass Projektmanagementprozesse korrekt befolgt werden, ist die Aufgabe des Projektmanagers oder einer Person im Projektmanagementteam.

7) Die Projektteamführung. In der Projektdurchführungsphase ist es wichtig, dass die Personen, die die Arbeit ausführen müssen, informiert, motiviert, betreut und belohnt werden, wenn die Ziele erreicht werden. Ein Projekt, dessen Projektteam nicht ordnungsgemäß verwaltet wird, ist ein Projekt, das ständig gefährdet ist.

Die Projektsteuerungsphase beginnt in dem Moment, in dem das Projekt beginnt. Aus diesem Grund nennt das PMB sie nicht zu Recht Phasen, sondern Prozessgruppe. Denn die Kontrollphase beginnt gleich zu Beginn des Projektlebenszyklus. Der Grund kann verstanden werden, wenn wir an das Projektcharta-Dokument zurückdenken, das wir bei der Initiierung erstellt haben. Die Projektcharta enthält bereits die „Höchstgrenzen“ des Projekts, es kann ein fester Termin für die Lieferung des Projekts festgelegt werden, sie kann wesentliche Anforderungen für das Projekt oder ähnliches enthalten Annahmen die zu Beginn des Projekts für wahr gehalten werden und sich später möglicherweise nicht mehr als realistisch erweisen. Sollte eine dieser Erwartungen, die für diejenigen, die das Projekt fördern, möglicherweise wesentlich sind, scheitern, könnte der Lenkungsausschuss beschließen, das Projekt auszusetzen oder abzubrechen. Aus diesem Grund muss der Projektmanager sofort mit der Steuerung des Gesamtprojekts beginnen.

In diesem Stadium sind die zu verwendenden Techniken

8) die Messung wird anhand der vorab festgelegten Indikatoren zur Bestimmung des Projekterfolgs durchgeführt: der Arbeitsfortschritt im Vergleich zum Projektzeitplan, der Arbeitsfortschritt im Vergleich zu den für den Projektoutput definierten Qualitätsparametern, der Arbeitsfortschritt im Vergleich zu anderen Parametern Dies kann vom Projektmanager festgelegt werden.

9) DieUmsetzung von Korrekturmaßnahmen besteht darin, die Maßnahmen und Interventionen zu identifizieren, die das Projekt wieder auf Kurs bringen können. Es kann darum gehen, die Organisation des Projekts zu überprüfen, indem mehr Ressourcen bereitgestellt oder Aufgaben nach Möglichkeit parallelisiert werden, beispielsweise wenn das Projekt verspätet ist. Darüber hinaus können auch Korrekturmaßnahmen ergriffen werden Vorsichtsmaßnahmen die darauf abzielen, das Projekt auf Kurs zu halten, wenn das Projekt eine Tendenz zum Abrutschen zeigt.

Der letzte grundlegende Schritt für das Projektmanagement ist der korrekte Abschluss desselben.

10) In dieser letzten Phase des Projekts ist es notwendig eine Genehmigung für die durchgeführten Arbeiten einholen. Die Genehmigung von Leistungen es kann auch in Zwischenschritten geschehen und dies fördert dann die positive Entwicklung der Benutzerakzeptanztest, die darin bestehen, das Produkt des Projekts dem Endempfänger des Projekts zur Genehmigung vorzulegen. Natürlich kann der Benutzer des Produkts ein anderer sein als die Person oder Organisation, die das Produkt selbst in Auftrag gegeben hat, aber in jedem Fall ist die formelle Genehmigung der Ausgabe in jedem Fall von grundlegender Bedeutung, um mit dem offiziellen Abschluss fortfahren zu können Archivierung der Projektdokumentation und Entlastung des Teams und anderer beschäftigter Ressourcen.