Si la definición de gestión "obtener resultados a través de otros" es cierta, entonces cualquiera que no delegue no es un gerente eficaz.
Delegar es un arte y una ciencia. Llevo muchos años trabajando como gerente en varios roles y lo que me permite lograr los resultados que esperan mis jefes es el trabajo que otras personas hacen por mí.
Viví mis primeras experiencias de delegación como "gerente de proyecto“. Cuando eres gerente de proyecto, te encuentras en una situación en la que no tienes poder jerárquico sobre las personas que tiene que administrar, pero usted tiene la responsabilidad del trabajo que estas personas hacen. Probablemente sea una de las situaciones más difíciles decirlo en inglés. Esa es una de esas situaciones en las que es muy fácil que algo salga mal.
Como gerente de proyecto, no tiene la influencia frente a los colaboradores que brinda la evaluación de fin de año o similar, pero debe crear un relación de estima mutua y armonía de puntos de vista sobre las actividades a realizar. Ser capaz de crear este tipo de relación con los propios colaboradores también es fundamental para una delegación eficaz, incluso en presencia de una relación jerárquica.
La mayoría de las tareas se pueden delegar, ya sean pequeñas o grandes, simples o complejas. Es fundamental que el proceso de delegación se lleve a cabo correctamente: una delegación ineficaz conduce a un alto grado de estrés de gestión, desmotivación del personal, superposición de funciones.
Delegar no se trata solo de dar a la gente cosas que hacer. Las tareas son las actividades simples a corto plazo que deben realizarse. Como gerente, probablemente le pida a su personal que realice tareas casi todos los días, pero es importante comprender que esto no es una delegación absoluta.
Mitos a disipar
No es cierto que al delegar se pierde el control de las cosas, sólo se pierde el peso de tener que hacerlo todo uno mismo;
– La delegación permite a todos ejercer plenamente su creatividad
– La delegación favorece el desarrollo de las habilidades y la motivación de las personas
Beneficios de la delegación
La delegación, a través de la participación en la consecución de los objetivos sociales, hace que el trabajo sea satisfactorio;
Libera el tiempo del gerente para que pueda dedicarse a otras actividades;
Extiende los logros del gerente;
Desarrollar la iniciativa, las habilidades y las competencias de los empleados preparándolos para futuras promociones;
Empuja el poder de toma de decisiones hacia abajo donde se encuentra el conocimiento de los hechos. “¡Es un error pensar que las decisiones tomadas a un alto nivel son necesariamente las mejores!” Como señala Drucker: Las decisiones deben tomarse al nivel de gestión más bajo posible.
Proceso de delegación
El proceso de delegación debe entenderse como el procedimiento mediante el cual una persona atribuye temporalmente a otra la autoridad discrecional necesaria para lograr objetivos y/o cumplir determinadas tareas.
Actividad realizada por la parte delegante (subrayada)
Actividades a realizar en conjunto (NO subrayado)
Definición de tareas a delegar elección del candidato (perfil psicológico y habilidades) compartir metas generales y objetivos específicos (contenidos, métricas, límites de potencia) negociación de: recursos - tiempos definición de criterios y métodos de control y verificación (métodos, ítems, frecuencia) formalización de la delegación
A veces, los gerentes tienden a reservarse algunas tareas que podrían delegarse; Estas son las razones más comunes:
– Inexperiencia personal;
– Predilección por los aspectos operativos;
– Miedo a asumir la responsabilidad por los errores de los empleados;
– Incapacidad para admitir errores.
– Sentido de perfección exagerado e incomprendido;
– Miedo de que el colaborador sea mejor;
– Miedo de que al delegar demasiado, no quede suficiente trabajo para el gerente;
– Miedo de no obtener crédito personal por el trabajo del grupo;
– Incapacidad o pereza para explicar objetivos y tareas;
– Falta de voluntad para desarrollar a los colaboradores y desinterés en su carrera;
– No establecer los controles necesarios con el delegado;
– Baja estima de los propios colaboradores
A veces, sin embargo, la resistencia a la delegación se encuentra por parte de quienes reciben la delegación por:
– Falta de experiencia y pericia;
– Deseo de evitar asumir la responsabilidad;
– Excesiva dependencia del jefe;
– Sobrecarga de trabajo o falta de organización;
– Gusto por el detalle;
Finalmente, incluso las condiciones particulares de la empresa pueden dificultar la delegación:
– Gestión egocéntrica;
– Intolerancia generalizada por los errores; crítica excesiva;
– Urgencia a expensas del tiempo necesario para delegar;
– Falta de una definición clara de responsabilidad;
– Escasez de personal en el departamento o en la empresa;
Definición
La delegación puede entenderse como el proceso por el cual un sujeto, el delegante, confiere a otro, el delegado, la tarea de realizar un servicio que recae bajo la responsabilidad del otro. Los aspectos más destacados de este proceso son:
1. El tarea que el delegante asigna al delegado.
2. La autoridad que deberá ser otorgada por el delegante al delegado, necesaria para la utilización de los recursos y para la adopción de las acciones, necesarias o disponibles, para el cumplimiento de la tarea.
3. La obligación del delegado para con el delegante: una relación debida de responsabilidad, del delegado para con el delegante.
Condiciones para la Delegación
Una delegación efectiva debe reunir condiciones particulares tales como:
a. El establecimiento de metas
El delegado debe ser lo más claro posible sobre lo que se le pide que haga.
b. Elección de delegado
El delegado debe ser capaz y competente, es decir, tener las habilidades especializadas y la capacidad operativa necesarias para llevar a cabo la tarea. debe ser deseoso para aceptar la delegación, ed capaz de aceptarlo dependiendo de su carga de trabajo.
C. Distribución racional de proxies
El impulso natural es, inevitablemente, cobrar a los más capaces.
d. Aceptación, Participación, Compartir
Es necesario que el delegado esté animado por el deseo de realizar la tarea recibida con el mayor entusiasmo posible.
Y. Ámbito de la Delegación
Un extremo es aquel en que la delegación está representada por la orden ejecutiva única, negando al delegado el uso, por mínimo que sea, de la iniciativa. El otro extremo es aquel en el que la delegación está representada por una directiva muy amplia, que posiblemente también se refiera a actividades no necesariamente incluidas en las capacidades del delegado.
F. Conexión constante
La conexión simplemente debe garantizar el control de la dinámica operativa, de modo que las desviaciones no se destaquen demasiado tarde.
gramo. Iniciativa delegada
El peor enemigo de la delegación efectiva es la tentación de interferir.
H. Aceptación del Trabajo del Delegado
La revocación de la delegación es preferible a la revisión continua del trabajo de otros.
Cita de (Dubla, 2000)