Comment, pourquoi déléguer et quoi. Gestion par délégation.

Stretta di mano

Si la définition de la gestion « obtenir des résultats grâce aux autres » est vraie, alors ceux qui ne délèguent pas ne sont pas des gestionnaires efficaces.

Déléguer est un art et une science. Je travaille depuis de nombreuses années en tant que manager dans divers rôles et ce qui me permet d'atteindre les résultats qu'attendent mes patrons, c'est le travail que les autres font pour moi.

J'ai vécu mes premières expériences de délégation en tant que "chef de projet". Lorsque vous êtes chef de projet, vous êtes dans une situation où vous n'avez aucun pouvoir hiérarchique sur les personnes que vous devez gérer, mais vous avez une responsabilité pour le travail que font ces personnes. C'est probablement l'une des situations les plus « délicates » à mettre en anglais. C'est une de ces situations dans lesquelles il est très facile que quelque chose tourne mal.

En tant que chef de projet, vous n'avez pas l'influence sur les collaborateurs donnée par l'évaluation de fin d'année ou similaire, mais vous devez créer un relation d'estime mutuelle et d'harmonie des vues sur les activités à réaliser. Pouvoir créer ce type de relation avec ses collaborateurs est également essentiel pour une délégation efficace même en présence d'une relation hiérarchique.

La plupart des activités peuvent être déléguées, qu'elles soient limitées ou pertinentes, simples ou complexes. Il est essentiel que le processus de délégation soit correctement mené : une délégation inefficace entraîne un fort stress managérial, une démotivation du personnel, un chevauchement des rôles.

Déléguer ne consiste pas seulement à donner aux gens des choses à faire. Les tâches sont les activités simples et à court terme qui doivent être effectuées. En tant que manager, vous demandez probablement à votre personnel de faire des tâches presque tous les jours, mais il est important de comprendre qu'il ne s'agit pas vraiment de délégation.

Mythes à dissiper

Ce n'est pas vrai qu'en déléguant on perd le contrôle sur les choses, on perd seulement le poids de devoir tout faire soi-même ;
- La délégation permet à chacun d'exercer pleinement sa créativité
- La délégation favorise le développement des compétences et la motivation des personnes

Avantages de la délégation

La délégation, par la participation à la réalisation des objectifs de l'entreprise, rend le travail satisfaisant;
Libère le temps du manager qui peut se consacrer à d'autres activités ;
Prolonge les résultats du gestionnaire;
Développer l'initiative, les aptitudes et les compétences de l'employé en le préparant aux futures promotions ;
Il réduit le pouvoir de décision où se trouve la connaissance des faits. "C'est une erreur de penser que les décisions prises à haut niveau sont forcément les meilleures !" Comme le note Drucker : Les décisions doivent être prises au niveau de gestion le plus bas possible

Processus de délégation

Le processus de délégation doit être compris comme le processus par lequel une personne attribue temporairement à une autre personne l'autorité discrétionnaire nécessaire pour atteindre des objectifs et/ou accomplir certaines tâches.

Activité exercée par le délégant (souligné)
Activités à mener conjointement (NON souligné)

Définition des tâches à déléguer  choix du candidat (profil psychologique et compétences)  partage des finalités générales et des objectifs spécifiques (contenus, métriques, limites de puissance) négociation : des moyens - du timing définition des critères et modalités de contrôle et de vérification (méthodes, items, périodicité) formalisation de la délégation

Parfois, les managers ont tendance à garder pour eux certaines activités qui pourraient être déléguées ; voici les raisons les plus courantes :
- Inexpérience personnelle;
- Prédilection pour les aspects opérationnels ;
- Peur de prendre la responsabilité des erreurs des employés ;
- Incapacité à admettre ses erreurs
- Sens de la perfection exagéré et incompris ;
- Peur que l'employé va mieux ;
- Crainte qu'en déléguant trop, le manager n'ait plus assez de travail ;
- Peur de ne pas obtenir de crédit personnel pour le travail d'équipe ;
- Incapacité ou paresse à expliquer les objectifs et les tâches ;
- Manque de volonté de développer leurs collaborateurs et manque d'intérêt pour leur carrière ;
- Incapacité à établir les contrôles nécessaires avec le délégataire ;
- Faible estime de leurs collaborateurs

Parfois cependant, la résistance à la délégation se retrouve du côté du destinataire de la délégation pour :
- Manque d'expérience et de compétence ;
- Désir d'éviter de prendre ses responsabilités;
- Dépendance excessive vis-à-vis du patron ;
- Surcharge de travail ou manque d'organisation ;
- Goût du détail;

Enfin, même des conditions particulières de l'entreprise peuvent entraver la délégation :
- Management autocentré ;
- Intolérance généralisée aux erreurs; excès de critique;
- L'urgence au détriment du temps nécessaire pour déléguer ;
- Absence d'une définition claire de la responsabilité ;
- Pénurie de personnel dans le service ou l'entreprise ;

Définition
Par délégation, nous pouvons entendre le processus par lequel un sujet, le délégant, confère à un autre, le délégataire, la tâche d'exécuter un service qui relève de la responsabilité de l'autre. Les aspects saillants de ce processus sont les suivants :
1. Le tâche que le délégant attribue au délégué.
2. L'autorité qui doit être accordée par le délégant au délégataire, nécessaire à l'utilisation des ressources et à l'adoption des actions, nécessaires ou disponibles, pour l'exécution de la tâche.
3. Le devoir du délégué envers le délégant : relation de devoir du délégué envers le délégant.

Conditions de la délégation
La délégation effective doit répondre à des conditions particulières telles que :
à. Établissement d'objectifs
Le délégué doit avoir la plus grande clarté sur ce qu'il est tenu de faire.

b. Choix du délégué
Le délégué doit être capable et compétent, c'est-à-dire avoir les compétences spécialisées et la capacité opérationnelle nécessaires pour mener à bien la tâche. Ce doit être prêt accepter la délégation, et capable de l'accepter en fonction de votre charge de travail.

c. Répartition rationnelle des procurations
L'impulsion naturelle est inévitablement de charger les plus capables.

ré. Acceptation, Participation, Partage
Il faut que le délégué soit animé du désir d'accomplir la tâche reçue avec le plus d'enthousiasme possible.

Et. Étendue de la délégation
Un extrême est celui où la délégation est représentée par le décret exécutif unique, refusant au délégué l'exercice, même minime, de l'initiative. L'autre extrême est celui où la délégation est représentée par une directive très large, qui peut éventuellement concerner aussi des activités ne relevant pas nécessairement de la qualité de délégataire.

F. Connexion permanente
La liaison doit simplement assurer le contrôle de la dynamique de fonctionnement, afin que d'éventuels écarts ne soient pas mis en évidence trop tard.

g. Initiative du délégué
Le pire ennemi d'une délégation efficace est la tentation d'ingérence.

h. Acceptation du travail du délégué
La révocation de la procuration est préférable à un examen continu du travail des autres.

Citation de (Dubla, 2000)

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