Si parla spesso di riunioni, c’è chi ne parla bene, chi le vede come perdite di tempo. In alcune aziende ce ne sono troppe in altre troppo poche.
Nelle varie aziende in cui ho lavorato ne ho viste veramente di tutti i colori. Ho visto riunioni fiume della durata di ore dove nessuno prendeva appunti e nessuno faceva follow up. Se nessuno prende appunti poi è molto difficile, se non impossibile, ricordarsi con certezza che cosa sia stato deciso. Denken Sie daran, dass man errechnet hat, dass man 30 Minuten nach dem Ende einer Besprechung anfängt zu vergessen, was man gesagt hat. In un’altra azienda, dove si spendeva molto tempo in riunioni, la direzione aveva emanato una circolare dicendo che le riunioni non dovevano durare più di 45 minuti e che i problemi interni ai singoli team potevano essere discussi alla macchinetta del caffé senza chiamare una riunione formale. Ho anche visto riunioni ben organizzate con un’agenda, un coordinatore, degli obiettivi chiari e delle tempistiche predefinite e rispettate.
Ich könnte Ihnen die Namen der drei Unternehmen nennen, bei denen ich diese Treffen gesehen habe, aber es wäre unfair, sagen wir einfach, dass es sich bei zwei um italienische und bei einem um amerikanische Unternehmen handelte.
Bestimmte Arten von Meetings
Brainstorming-Sitzungen: hanno lo scopo di ideare e discutere le possibili soluzioni ad un particolare problema. Si svolgono in modo strutturato con la regola fondamentale che prima si raccolgono tutte le idee senza valutarle o criticarle e solo in un secondo momento si selezionano le idee più valide. Generalmente c’è una persona incaricata di scrivere su un supporto visibile a tutti le idee.
Überprüfungstreffen (Statusbesprechung): Dies sind Treffen, die regelmäßig während eines Projekts oder zwischen Projektmanagern, die mehrere Projekte leiten, stattfinden, mit dem Ziel, den Projektfortschritt zu überprüfen und insbesondere Probleme zu besprechen.
Funktionsübergreifendes Treffen: hanno lo scopo di aggiornare le diverse funzioni aziendali sui progetti e sulle attività in corso in una funzione che possono influenzare le altre. In particolare si usano per affrontare problematiche interfunzionali.
Hier sind einige Elemente, die Ihnen bei der Organisation Ihres nächsten Meetings helfen werden:
Kriterien, nach denen ein Meeting organisiert und geleitet wird
- Definiere es Zweck des Treffens oder besser gesagt die Ziele des Treffens. Quando mi trovo a gestire progetti ad esempio faccio sempre delle riunioni di progetto che hanno lo scopo di condividere informazioni critiche con il team o con le funzioni coinvolte. Inoltre le riunioni sono il momento migliore per risolvere delle questioni che necessitano l’input di più funzioni.
- Es muss einen geben agenda dell’incontro mit einem zeitliche Koordinierung per la discussione dei vari punti. Se sull’agenda sono intransigente e non chiamerei mai una riunione senza almeno un argomento e un obiettivo, sulla tempistica dei singoli punti sono molto più flessibile. TECHNIK: se una discussione va troppo per le lunghe potete dare l’incarico alle persone coinvolte di discuterne in separata sede. In inglese si direbbe take it off line. TECHNIK: i punti dell’agenda vanno creati con un verbo e un sostantivo ad esempio “definire prossimi passi”. Scrivere solamente “prossimi passi” non sarebbe sufficiente perché si potrebbe intendere anche una semplice “discussione”, mentre se usiamo il termine “definire” si implica anche una decisione in merito.
- Wer die Versammlung einberuft, ist für deren Leitung verantwortlich.
Im Verlauf der Besprechung muss entweder der Besprechungsleiter oder eine von ihm beauftragte Person ein „Protokoll“ ausfüllen.
Wenn während der Sitzung eine Entscheidung getroffen wird, muss auch festgelegt werden, wer mit der Formalisierung beauftragt ist und wann die Umsetzung erfolgen soll. Nach der Sitzung ist ein zusammenfassender Bericht zu erstellen und an die verhinderten Teilnehmer und Gäste zu verteilen.
Zusammenfassend
Kriterien, nach denen ein Meeting organisiert und geleitet wird
1) Sie müssen a priori klar definiert sein, siehe da Umfang dell’incontro e partecipanti necessari und optional.
2) Es muss einen geben agenda dell’incontro, das die zu diskutierenden Punkte als Objekt + Aktion darstellt (z. B. Budgetvorschlag prüfen, Kampagnenauswahl).
3) Es ist angemessen Vermeiden Sie Abschweifungen su argomenti non previsti nell’agenda.
4) Die Dauer der Beratung jedes Tagesordnungspunkts und die Gesamtdauer der Sitzung müssen festgelegt werden und dürfen nicht über die festgelegten Fristen hinaus verlängert werden.
5) Die Leitung einer Sitzung muss immer einer Person übertragen werden.
6) Im Verlauf der Sitzung muss entweder der Sitzungsleiter oder eine von ihm beauftragte Person ein „Protokoll“ ausfüllen.
7) Wenn während der Sitzung eine Entscheidung getroffen wird, muss auch festgelegt werden, wer die Aufgabe hat, sie zu formalisieren und zu welchem Zeitpunkt sie in die Tat umzusetzen ist.
8) Nach Abschluss der Sitzung ist ein zusammenfassender Bericht zu erstellen, der das Maximum der während der Sitzung gesammelten Informationen enthalten muss und von einem der Teilnehmer außer dem Herausgeber genehmigt werden muss.
9) Legen Sie nach Möglichkeit Datum, Uhrzeit und Ort des nächsten Treffens fest
Sitzungsprotokollschema
Allgemeine Informationen
Data, luogo, titolo, … della riunione
Themen (Agenda)
Namen der eingeladenen und tatsächlich anwesenden Teilnehmer
Der Inhalt der Interventionen nach Themen umfasste die Liste der ausgetauschten Dokumente
Mit Implementierungsmanagern getroffene Entscheidungen und damit verbundene Betriebszeiten
Name des Verfassers und Genehmigers des Protokolls sowie die entsprechenden Daten