„Ja … ich verstehe … wer hat die Zeit? ..wer hat die Zeit? ..aber wenn wir uns nie die Zeit nehmen, wann werden wir jemals die Zeit haben?“
La citazione qui sopra non è tratta da un libro di management ma bensì da Matrix Reloaded. Che cos’hanno in comune Matrix e la teoria manageriale? Probabilmente nulla, ma evidentemente la gestione del tempo è una questione che va ben al di là dell’ambiente di lavoro. Ecco quindi alcuni spunti di riflessione per una migliore gestione del tempo individuale e delle altre persone.
L’applicazione della legge di Pareto alla gestione del tempo.
Wenn wir das Prinzip akzeptieren, dass der 80% des Ergebnisses wird mit dem 20% des Aufwands erzielt e che il restante 80% di sforzo produce solo il 20% del risultato, è evidente che la maggior parte del lavoro che dobbiamo fare può essere svolto con il 20% dello sforzo e quindi risparmiare l’80% del tempo.
Una metodologia per la gestione del tempo e dell’email
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Avete la posta in entrata stracolma di email? Avete una sensazione di essere sopraffatti dal volume di richieste o impegni? Avete mille cose aperte? Avete troppe cose in testa?
David Allen ha la risposta per voi e io provo a sintetizzarla semplificando un po’: Se una cosa sta occupando la tua mente, la tua mente non è libera e se la tua mente non è libera è come un computer con troppi programmi aperti: fa fatica a lavorare. Da domani prendetevi tempo e iniziate a scrivere tutto ciò che dovete fare. Lo dovete descrivere con un obiettivo scritto in maniera chiara; dovete associarvi un’azione da compiere per portarlo avanti e dovete salvare tutte le cose da fare in un sistema a cui accedete regolarmente. L’importante non tenere le cose in testa.
Quindi, quali sono le principali cause di perdite di tempo?
- Mach alles selbst. Delegieren Sie, was Sie können!
- Zögern, che vuol dire rimandare le attività sgradevoli. Ci vuole autodisciplina.
- Das Rad neu erfinden. Einige Beispiele: Erstellen Sie Dokumente, die bereits in anderen Unternehmensbereichen vorhanden sind, oder erstellen Sie Vorlagen von Grund auf neu, wenn sie aus dem Internet heruntergeladen werden können
- Interrompere i colleghi in quello che stanno facendo
- Unklare oder unvollständige Anweisungen geben, die zu Fehlern führen
Gute Gewohnheiten (nach Theorie):
- Nehmen Sie sich Zeit zum Planen des Tages
- Nutzen Sie die kühleren Stunden für anspruchsvollere Aktivitäten
- Gruppenaktivitäten wie Telefonieren und E-Mails lesen
- Sortieren Sie die Aufgaben nach Priorität, zuerst die wichtigen und dringenden, dann die dringenden, aber nicht wichtigen und so weiter
- Erstellen Sie jeden Abend eine Liste der Dinge, die Sie am nächsten Tag erledigen müssen
Gute Gewohnheiten 2.0:
- Lernen Tippen Sie mit einer akzeptablen Geschwindigkeit auf der Tastatur, che vi consenta perlomeno di scrivere delle email senza stress. Potete testare le vostre competenze qui sense-lang.org
- Teilen Sie Informationen und Dokumente über Webanwendungen, auf die von überall und von jedem Gerät aus zugegriffen werden kann.
- Create dei gruppi su What’s app per comunicare velocemente con i colleghi
Werkzeuge für besseres Zeitmanagement
– Norme (Politik) und Verfahren
“Esse hanno lo scopo di evitare che si prendano di continuo decisioni relative a situazioni di carattere ripetitivo. Esse non stabiliscono cosa debba essere fatto, ma come farlo nella maniera più spedita.” V. Kettkliz
Sie ermöglichen es Ihnen auch, schnelle Entscheidungen über Themen und deren Behandlung zu treffen.
– Gli standard
Gli standard sono la modalità condivisa per la realizzazione di documenti, procedure, progetti e altre attività aziendali. La modalità comune di eseguire un’opera consente la valutazione, la condivisione e la realizzazione stessa in tempi più rapidi.
– Le linee guida
Le linee guida costituiscono l’analogo dello standard, ma a livello di comportamento in tutte le fasi del lavoro. Anch’esse regolando la direzione dell’operato consente di risparmiare tempo nel momento in cui si debba prendere una decisione e ci si chieda quale sia il modo più opportuno di procedere in quella situazione e in quell’azienda.
Di seguito lo schema di come le nostre energie si ripartiscono nell’arco della giornata: intorno alle 10:00 del mattimo siamo più attivi, quindi bisognerebbe sfruttare questo momento per i compiti più impegnativi. Mentre in chiusura di giornata, quando siamo più stanchi, conviene dedicarsi alle questioni meno impegnative.
