“Sí… ya veo… ¿quién tiene tiempo? ..quien tiene el tiempo? ..pero si nunca nos tomamos el tiempo, ¿cuándo tendremos tiempo?”
La citazione qui sopra non è tratta da un libro di management ma bensì da Matrix Reloaded. Che cos’hanno in comune Matrix e la teoria manageriale? Probabilmente nulla, ma evidentemente la gestione del tempo è una questione che va ben al di là dell’ambiente di lavoro. Ecco quindi alcuni spunti di riflessione per una migliore gestione del tempo individuale e delle altre persone.
L’applicazione della legge di Pareto alla gestione del tempo.
Si aceptamos el principio de que el 80% del resultado se obtiene con el 20% del esfuerzo e che il restante 80% di sforzo produce solo il 20% del risultato, è evidente che la maggior parte del lavoro che dobbiamo fare può essere svolto con il 20% dello sforzo e quindi risparmiare l’80% del tempo.
Una metodologia per la gestione del tempo e dell’email
¿Por qué leer este libro?
Avete la posta in entrata stracolma di email? Avete una sensazione di essere sopraffatti dal volume di richieste o impegni? Avete mille cose aperte? Avete troppe cose in testa?
David Allen ha la risposta per voi e io provo a sintetizzarla semplificando un po’: Se una cosa sta occupando la tua mente, la tua mente non è libera e se la tua mente non è libera è come un computer con troppi programmi aperti: fa fatica a lavorare. Da domani prendetevi tempo e iniziate a scrivere tutto ciò che dovete fare. Lo dovete descrivere con un obiettivo scritto in maniera chiara; dovete associarvi un’azione da compiere per portarlo avanti e dovete salvare tutte le cose da fare in un sistema a cui accedete regolarmente. L’importante non tenere le cose in testa.
Quindi, quali sono le principali cause di perdite di tempo?
- hazlo todo tu mismo. ¡Delega lo que puedas!
- Aplazar, che vuol dire rimandare le attività sgradevoli. Ci vuole autodisciplina.
- Reinventando la rueda. Algunos ejemplos: crear documentos que ya existen en otras áreas de la empresa o crear plantillas desde cero cuando se pueden descargar de internet
- Interrompere i colleghi in quello che stanno facendo
- Dar instrucciones poco claras o incompletas que provocan errores
Buenos hábitos (según la teoría):
- Aparta tiempo para planificar del día
- Aprovecha las horas de más fresco para hacer actividades más exigentes
- Actividades grupales como hacer llamadas telefónicas y leer correos electrónicos
- Ordena las tareas por prioridad, primero las importantes y urgentes, luego las urgentes pero no importantes y así sucesivamente
- Todas las noches, haz una lista de las cosas que debes hacer al día siguiente.
Buenos hábitos 2.0:
- Aprender a escriba en el teclado a una velocidad aceptable, che vi consenta perlomeno di scrivere delle email senza stress. Potete testare le vostre competenze qui sentido-lang.org
- Comparte información y documentos en aplicaciones web accesibles desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
- Create dei gruppi su What’s app per comunicare velocemente con i colleghi
Herramientas para una mejor gestión del tiempo
– Norme (política) y procedimientos
“Tienen por objeto evitar la toma continua de decisiones relativas a situaciones de carácter repetitivo. No dictan lo que debe hacerse, sino cómo hacerlo de la manera más expedita”. V. Kettkliz
También te permiten tomar decisiones rápidas sobre temas y cómo abordarlos.
– Gli standard
Los estándares son la forma compartida de llevar a cabo documentos, procedimientos, proyectos y otras actividades empresariales. La forma común de realizar un trabajo permite una evaluación, un intercambio y una implementación más rápidos.
– Le linee guida
Le linee guida costituiscono l’analogo dello standard, ma a livello di comportamento in tutte le fasi del lavoro. Anch’esse regolando la direzione dell’operato consente di risparmiare tempo nel momento in cui si debba prendere una decisione e ci si chieda quale sia il modo più opportuno di procedere in quella situazione e in quell’azienda.
Di seguito lo schema di come le nostre energie si ripartiscono nell’arco della giornata: intorno alle 10:00 del mattimo siamo più attivi, quindi bisognerebbe sfruttare questo momento per i compiti più impegnativi. Mentre in chiusura di giornata, quando siamo più stanchi, conviene dedicarsi alle questioni meno impegnative.
