On parle souvent de réunions, il y a ceux qui en parlent en bien, ceux qui les voient comme une perte de temps. Dans certaines entreprises il y en a trop dans d'autres trop peu.
Dans les différentes entreprises où j'ai travaillé, j'ai vraiment vu toutes sortes de choses. J'ai vu des réunions fluviales durer des heures où personne ne prenait de notes et personne ne faisait de suivi. Si personne ne prend de notes, il est très difficile, voire impossible, de se souvenir avec certitude de ce qui a été décidé. Pensez qu'il a été calculé que 30 minutes après la fin d'une réunion, vous commencez à oublier ce que vous avez dit. Dans une autre entreprise, où beaucoup de temps était consacré aux réunions, la direction avait publié une circulaire indiquant que les réunions ne devaient pas durer plus de 45 minutes et que les problèmes internes au sein des équipes individuelles pouvaient être discutés à la machine à café sans convoquer une réunion formelle. J'ai aussi vu des réunions bien organisées avec un ordre du jour, un coordinateur, des objectifs clairs et des délais prédéfinis et respectés.
Je pourrais vous donner les noms des trois entreprises dans lesquelles j'ai vu ces réunions, mais ce serait injuste, disons simplement que deux étaient des entreprises italiennes et une était américaine.
Certains types de réunions
Séances de remue-méninges: ont pour but de concevoir et de discuter des solutions possibles à un problème particulier. Ils se déroulent de manière structurée avec la règle fondamentale selon laquelle toutes les idées sont d'abord collectées sans les évaluer ni les critiquer et ce n'est qu'ensuite que les idées les plus valables sont sélectionnées. Généralement il y a une personne chargée d'écrire les idées sur un support visible de tous.
Réunions de vérification (Status meeting) : ce sont des réunions qui ont lieu régulièrement au cours d'un projet ou entre chefs de projet qui gèrent plusieurs projets, dans le but d'examiner l'avancement du projet et notamment de discuter des problèmes.
Réunion interfonctionnelle: ont pour objet d'informer les différentes fonctions de l'entreprise sur les projets et activités en cours dans une fonction pouvant influencer les autres. En particulier, ils sont utilisés pour traiter des questions transversales.
Voici quelques éléments qui vous aideront à organiser votre prochaine réunion :
Critères selon lesquels organiser et gérer une réunion
- Définissez-le but de la réunion ou plutôt le objectifs de la réunion. Lorsque je me retrouve à gérer des projets, par exemple, je tiens toujours des réunions de projet qui visent à partager des informations critiques avec l'équipe ou avec les fonctions impliquées. De plus, les réunions sont le meilleur moment pour résoudre les problèmes qui nécessitent la contribution de plusieurs fonctions.
- Il doit y en avoir un programme de la réunion avec un Horaire pour discuter des différents points. Si je suis intransigeant sur l'ordre du jour et que je ne convoquerais jamais une réunion sans au moins un sujet et un objectif, je suis beaucoup plus flexible sur le timing des points individuels. TECHNIQUE: Si une discussion dure trop longtemps, vous pouvez demander aux personnes impliquées d'en discuter séparément. En anglais on dirait take it off line. TECHNIQUE: Les points de l'ordre du jour doivent être créés avec un verbe et un nom, par exemple "définir les prochaines étapes". Écrire uniquement "prochaines étapes" ne suffirait pas car cela pourrait également signifier une simple "discussion", alors que si nous utilisons le terme "définir", cela implique également une décision sur la question.
- Celui qui convoque l'assemblée est responsable de sa gestion.
Au cours de la réunion, soit le responsable de la réunion, soit une personne désignée par lui devra remplir une "minute".
Si une décision est prise lors de la réunion, il faut aussi définir qui a pour mission de la formaliser et les délais pour la rendre opérationnelle. Après la réunion, un rapport de synthèse doit être rédigé et distribué aux participants et invités qui n'ont pu être présents.
En résumé
Critères selon lesquels organiser et gérer une réunion
1) Ils doivent être clairement définis, a priori, lo portée de la réunion et participants nécessaires et facultatif.
2) Il doit y en avoir un programme de la réunion, qui présente les points à discuter sous forme d'objet + action (par exemple, examiner la proposition de budget, le choix de la campagne).
3) Il convient éviter les digressions sur des sujets non prévus à l'ordre du jour.
4) La durée de la discussion de chaque point à l'ordre du jour et le temps total de la réunion doivent être fixes et ne doivent pas être prolongés au-delà des délais établis.
5) La direction d'une réunion doit toujours être confiée à une seule personne.
6) Au cours de la réunion, soit le responsable de la réunion, soit une personne désignée par lui devra remplir un « procès-verbal ».
7) Si une décision est prise lors de la réunion, il faut aussi définir qui a pour tâche de la formaliser et les délais pour la rendre opérationnelle.
8) Après la conclusion de la réunion, un rapport de synthèse doit être rédigé qui doit inclure le maximum des informations recueillies lors de la réunion et doit être approuvé par l'un des participants autre que l'éditeur.
9) Fixer si possible la date, l'heure et le lieu de la prochaine réunion
Schéma de procès-verbal de réunion
Informations générales
Date, lieu, titre, … de la réunion
Sujets (ordre du jour)
Noms des participants invités et de ceux effectivement présents
Contenu des interventions par thème couvert la liste des documents échangés
Décisions prises avec les responsables de la mise en œuvre et les temps opérationnels associés
Nom du rédacteur et de l'approbateur du procès-verbal et les dates relatives