Si parla spesso di riunioni, c’è chi ne parla bene, chi le vede come perdite di tempo. In alcune aziende ce ne sono troppe in altre troppo poche.
Nelle varie aziende in cui ho lavorato ne ho viste veramente di tutti i colori. Ho visto riunioni fiume della durata di ore dove nessuno prendeva appunti e nessuno faceva follow up. Se nessuno prende appunti poi è molto difficile, se non impossibile, ricordarsi con certezza che cosa sia stato deciso. أعتقد أنه تم حساب أنه بعد 30 دقيقة من نهاية الاجتماع ، تبدأ في نسيان ما قلته. In un’altra azienda, dove si spendeva molto tempo in riunioni, la direzione aveva emanato una circolare dicendo che le riunioni non dovevano durare più di 45 minuti e che i problemi interni ai singoli team potevano essere discussi alla macchinetta del caffé senza chiamare una riunione formale. Ho anche visto riunioni ben organizzate con un’agenda, un coordinatore, degli obiettivi chiari e delle tempistiche predefinite e rispettate.
يمكنني أن أعطيك أسماء الشركات الثلاث التي شاهدت فيها هذه الاجتماعات ، لكن سيكون ذلك غير عادل ، دعنا نقول فقط أن شركتين إيطاليتين وواحدة أمريكية.
أنواع معينة من الاجتماعات
جلسات العصف الذهني: hanno lo scopo di ideare e discutere le possibili soluzioni ad un particolare problema. Si svolgono in modo strutturato con la regola fondamentale che prima si raccolgono tutte le idee senza valutarle o criticarle e solo in un secondo momento si selezionano le idee più valide. Generalmente c’è una persona incaricata di scrivere su un supporto visibile a tutti le idee.
اجتماعات التحقق (اجتماع الحالة): هذه هي الاجتماعات التي تُعقد بانتظام أثناء المشروع أو بين مديري المشروع الذين يديرون مشاريع متعددة ، بهدف فحص تقدم المشروع وعلى وجه الخصوص مناقشة المشاكل.
عبر اجتماع وظيفي: hanno lo scopo di aggiornare le diverse funzioni aziendali sui progetti e sulle attività in corso in una funzione che possono influenzare le altre. In particolare si usano per affrontare problematiche interfunzionali.
فيما يلي بعض العناصر التي ستساعدك على تنظيم اجتماعك القادم:
المعايير التي يتم بموجبها تنظيم الاجتماع وإدارته
- تعريفه الغرض من الاجتماع أو بالأحرى أهداف الاجتماع. Quando mi trovo a gestire progetti ad esempio faccio sempre delle riunioni di progetto che hanno lo scopo di condividere informazioni critiche con il team o con le funzioni coinvolte. Inoltre le riunioni sono il momento migliore per risolvere delle questioni che necessitano l’input di più funzioni.
- يجب أن يكون هناك واحد agenda dell’incontro مع توقيت per la discussione dei vari punti. Se sull’agenda sono intransigente e non chiamerei mai una riunione senza almeno un argomento e un obiettivo, sulla tempistica dei singoli punti sono molto più flessibile. تقنية: se una discussione va troppo per le lunghe potete dare l’incarico alle persone coinvolte di discuterne in separata sede. In inglese si direbbe take it off line. تقنية: i punti dell’agenda vanno creati con un verbo e un sostantivo ad esempio “definire prossimi passi”. Scrivere solamente “prossimi passi” non sarebbe sufficiente perché si potrebbe intendere anche una semplice “discussione”, mentre se usiamo il termine “definire” si implica anche una decisione in merito.
- من يعقد الاجتماع هو المسؤول عن إدارته.
أثناء الاجتماع ، سيتعين على مدير الاجتماع أو أي شخص يعينه ملء "دقيقة".
إذا تم اتخاذ أي قرار أثناء الاجتماع ، فمن الضروري أيضًا تحديد من لديه مهمة إضفاء الطابع الرسمي عليه وأوقات تفعيله. بعد الاجتماع ، يجب تجميع تقرير موجز وتوزيعه على المشاركين والضيوف الذين لم يتمكنوا من الحضور.
في تلخيص
المعايير التي يتم بموجبها تنظيم الاجتماع وإدارته
1) يجب أن تكون محددة بوضوح ، بداهة ، صغرى مجال dell’incontro e partecipanti necessari واختياري.
2) يجب أن يكون هناك واحد agenda dell’incontro، والتي تقدم النقاط التي سيتم مناقشتها ككائن + إجراء (على سبيل المثال ، فحص اقتراح الميزانية ، اختيار الحملة).
3) من المناسب تجنب الاستطراد su argomenti non previsti nell’agenda.
4) يجب تحديد مدة مناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال والوقت الإجمالي للاجتماع ويجب عدم تمديدها إلى ما بعد المواعيد النهائية المحددة.
5) يجب دائمًا تعيين إدارة الاجتماع لشخص واحد.
6) أثناء الاجتماع ، يتعين على الشخص المسؤول عن الاجتماع أو الشخص المعين من قبله ملء "دقيقة".
7) إذا تم اتخاذ أي قرار خلال الاجتماع ، فمن الضروري أيضًا تحديد من لديه مهمة إضفاء الطابع الرسمي عليه والأوقات اللازمة لتشغيله.
8) بعد انتهاء الاجتماع ، يجب إعداد تقرير موجز يتضمن الحد الأقصى من المعلومات التي تم جمعها أثناء الاجتماع ويجب أن يوافق عليه أحد المشاركين غير المحرر.
9) حدد تاريخ ووقت ومكان الاجتماع التالي إذا أمكن ذلك
مخطط محضر الاجتماع
المعلومات العامة
Data, luogo, titolo, … della riunione
المواضيع (الأجندة)
أسماء المشاركين المدعوين والحاضرين بالفعل
غطى محتوى المداخلات حسب الموضوع قائمة الوثائق المتبادلة
اتخاذ القرارات مع مديري التنفيذ والأوقات التشغيلية ذات الصلة
اسم المحرر والموافق على المحضر والمواعيد ذات الصلة