"نعم ... أرى ... من لديه الوقت؟ .. من لديه الوقت؟ .. ولكن إذا لم نأخذ الوقت الكافي ، فمتى سيكون لدينا الوقت؟ "
La citazione qui sopra non è tratta da un libro di management ma bensì da Matrix Reloaded. Che cos’hanno in comune Matrix e la teoria manageriale? Probabilmente nulla, ma evidentemente la gestione del tempo è una questione che va ben al di là dell’ambiente di lavoro. Ecco quindi alcuni spunti di riflessione per una migliore gestione del tempo individuale e delle altre persone.
L’applicazione della legge di Pareto alla gestione del tempo.
إذا قبلنا مبدأ أن يتم الحصول على 80% من النتيجة مع 20% من الجهد e che il restante 80% di sforzo produce solo il 20% del risultato, è evidente che la maggior parte del lavoro che dobbiamo fare può essere svolto con il 20% dello sforzo e quindi risparmiare l’80% del tempo.
Una metodologia per la gestione del tempo e dell’email
لماذا تقرأ هذا الكتاب
Avete la posta in entrata stracolma di email? Avete una sensazione di essere sopraffatti dal volume di richieste o impegni? Avete mille cose aperte? Avete troppe cose in testa?
David Allen ha la risposta per voi e io provo a sintetizzarla semplificando un po’: Se una cosa sta occupando la tua mente, la tua mente non è libera e se la tua mente non è libera è come un computer con troppi programmi aperti: fa fatica a lavorare. Da domani prendetevi tempo e iniziate a scrivere tutto ciò che dovete fare. Lo dovete descrivere con un obiettivo scritto in maniera chiara; dovete associarvi un’azione da compiere per portarlo avanti e dovete salvare tutte le cose da fare in un sistema a cui accedete regolarmente. L’importante non tenere le cose in testa.
Quindi, quali sono le principali cause di perdite di tempo?
- افعل كل شيء بنفسك. تفويض ما تستطيع!
- يماطل, che vuol dire rimandare le attività sgradevoli. Ci vuole autodisciplina.
- إعادة اختراع العجلة. بعض الأمثلة: إنشاء مستندات موجودة بالفعل في مناطق الشركة الأخرى أو إنشاء قوالب من البداية عندما يمكن تنزيلها من الإنترنت
- Interrompere i colleghi in quello che stanno facendo
- إعطاء تعليمات غير واضحة أو غير كاملة تسبب أخطاء
العادات الحميدة (حسب النظرية):
- خصص وقتًا للتخطيط اليوم
- استخدم الساعات التي تكون فيها أكثر برودة للقيام بأنشطة أكثر تطلبًا
- أنشطة جماعية مثل إجراء مكالمات هاتفية وقراءة رسائل البريد الإلكتروني
- قم بفرز المهام حسب الأولوية ، أولاً المهمة والعاجلة ، ثم العاجلة ولكنها ليست مهمة وما إلى ذلك
- كل مساء ، قم بعمل قائمة بالأشياء التي تحتاج إلى القيام بها في اليوم التالي
العادات الجيدة 2.0:
- تعلم اكتب على لوحة المفاتيح بسرعة مقبولة, che vi consenta perlomeno di scrivere delle email senza stress. Potete testare le vostre competenze qui بمعنى لانج. org
- شارك المعلومات والمستندات على تطبيقات الويب التي يمكن الوصول إليها من أي مكان ومن أي جهاز.
- Create dei gruppi su What’s app per comunicare velocemente con i colleghi
أدوات لإدارة الوقت بشكل أفضل
– Norme (سياسات) والإجراءات
“Esse hanno lo scopo di evitare che si prendano di continuo decisioni relative a situazioni di carattere ripetitivo. Esse non stabiliscono cosa debba essere fatto, ma come farlo nella maniera più spedita.” V. Kettkliz
كما أنها تتيح لك اتخاذ قرارات سريعة بشأن الموضوعات وكيفية معالجتها.
– Gli standard
Gli standard sono la modalità condivisa per la realizzazione di documenti, procedure, progetti e altre attività aziendali. La modalità comune di eseguire un’opera consente la valutazione, la condivisione e la realizzazione stessa in tempi più rapidi.
– Le linee guida
Le linee guida costituiscono l’analogo dello standard, ma a livello di comportamento in tutte le fasi del lavoro. Anch’esse regolando la direzione dell’operato consente di risparmiare tempo nel momento in cui si debba prendere una decisione e ci si chieda quale sia il modo più opportuno di procedere in quella situazione e in quell’azienda.
Di seguito lo schema di come le nostre energie si ripartiscono nell’arco della giornata: intorno alle 10:00 del mattimo siamo più attivi, quindi bisognerebbe sfruttare questo momento per i compiti più impegnativi. Mentre in chiusura di giornata, quando siamo più stanchi, conviene dedicarsi alle questioni meno impegnative.
