Si parla spesso di riunioni, c’è chi ne parla bene, chi le vede come perdite di tempo. In alcune aziende ce ne sono troppe in altre troppo poche.
Nelle varie aziende in cui ho lavorato ne ho viste veramente di tutti i colori. Ho visto riunioni fiume della durata di ore dove nessuno prendeva appunti e nessuno faceva follow up. Se nessuno prende appunti poi è molto difficile, se non impossibile, ricordarsi con certezza che cosa sia stato deciso. Piensa que se ha calculado que 30 minutos después de terminar una reunión empiezas a olvidar lo que dijiste. In un’altra azienda, dove si spendeva molto tempo in riunioni, la direzione aveva emanato una circolare dicendo che le riunioni non dovevano durare più di 45 minuti e che i problemi interni ai singoli team potevano essere discussi alla macchinetta del caffé senza chiamare una riunione formale. Ho anche visto riunioni ben organizzate con un’agenda, un coordinatore, degli obiettivi chiari e delle tempistiche predefinite e rispettate.
Podría darte los nombres de las tres empresas en las que he visto estas reuniones, pero sería injusto, digamos que dos eran empresas italianas y una estadounidense.
Ciertos tipos de reuniones.
Sesiones de lluvia de ideas: hanno lo scopo di ideare e discutere le possibili soluzioni ad un particolare problema. Si svolgono in modo strutturato con la regola fondamentale che prima si raccolgono tutte le idee senza valutarle o criticarle e solo in un secondo momento si selezionano le idee più valide. Generalmente c’è una persona incaricata di scrivere su un supporto visibile a tutti le idee.
Reuniones de verificación (Reunión de estado): son reuniones que tienen lugar periódicamente durante un proyecto o entre directores de proyecto que gestionan varios proyectos, con el objetivo de examinar el progreso del proyecto y, en particular, discutir problemas.
reunión interfuncional: hanno lo scopo di aggiornare le diverse funzioni aziendali sui progetti e sulle attività in corso in una funzione che possono influenzare le altre. In particolare si usano per affrontare problematiche interfunzionali.
Aquí hay algunos elementos que te ayudarán a organizar tu próxima reunión:
Criterios según los cuales organizar y gestionar una reunión
- definirlo propósito de la reunión o más bien el objetivos de la reunión. Quando mi trovo a gestire progetti ad esempio faccio sempre delle riunioni di progetto che hanno lo scopo di condividere informazioni critiche con il team o con le funzioni coinvolte. Inoltre le riunioni sono il momento migliore per risolvere delle questioni che necessitano l’input di più funzioni.
- debe haber uno agenda dell’incontro con un momento per la discussione dei vari punti. Se sull’agenda sono intransigente e non chiamerei mai una riunione senza almeno un argomento e un obiettivo, sulla tempistica dei singoli punti sono molto più flessibile. TÉCNICA: se una discussione va troppo per le lunghe potete dare l’incarico alle persone coinvolte di discuterne in separata sede. In inglese si direbbe take it off line. TÉCNICA: i punti dell’agenda vanno creati con un verbo e un sostantivo ad esempio “definire prossimi passi”. Scrivere solamente “prossimi passi” non sarebbe sufficiente perché si potrebbe intendere anche una semplice “discussione”, mentre se usiamo il termine “definire” si implica anche una decisione in merito.
- Quien convoca la reunión es responsable de su gestión.
Durante el transcurso de la reunión, el director de la reunión o alguien designado por él deberá completar un "minuto".
Si se toma alguna decisión durante la reunión, también es necesario definir quién tiene la tarea de formalizarla y los tiempos para hacerla operativa. Después de la reunión, se debe compilar y distribuir un informe resumido a los participantes e invitados que no pudieron asistir.
En resumen
Criterios según los cuales organizar y gestionar una reunión
1) Deben estar claramente definidos, a priori, lo alcance dell’incontro e partecipanti necessari y opcional.
2) Debe haber uno agenda dell’incontro, que presenta los puntos a discutir como objeto + acción (por ejemplo, examinar la propuesta de presupuesto, elección de campaña).
3) Es apropiado evitar digresiones su argomenti non previsti nell’agenda.
4) La duración de la discusión de cada punto del orden del día y el tiempo total de la reunión deberán ser fijos y no podrán extenderse más allá de los plazos establecidos.
5) La dirección de una reunión debe estar siempre a cargo de una sola persona.
6) Durante el transcurso de la reunión, el responsable de la reunión o alguien designado por él deberá completar un "minuto".
7) Si se toma alguna decisión durante la reunión, también es necesario definir quién tiene la tarea de formalizarla y los tiempos para hacerla operativa.
8) Después de la conclusión de la reunión, se debe compilar un informe resumido que debe incluir el máximo de la información recopilada durante la reunión y debe ser aprobado por uno de los participantes que no sea el editor.
9) Si es posible fijar la fecha, hora y lugar de la próxima reunión
Esquema de actas de reuniones
Información general
Data, luogo, titolo, … della riunione
Temas (agenda)
Nombres de los participantes invitados y de los presentes
Contenido de las intervenciones por tema cubierto la lista de documentos intercambiados
Decisiones tomadas con los gerentes de implementación y tiempos operativos relacionados
Nombre del redactor y aprobador del acta y las fechas relativas