"हाँ ... मैं देख रहा हूँ ... किसके पास समय है?" ..किसके पास समय है? लेकिन अगर हम कभी समय नहीं लेंगे, तो हमारे पास समय कब होगा?”
उपरोक्त उद्धरण किसी प्रबंधन पुस्तक से नहीं लिया गया है, बल्कि द मैट्रिक्स रीलोडेड से लिया गया है। मैट्रिक्स और प्रबंधन सिद्धांत में क्या समानता है? शायद कुछ नहीं, लेकिन जाहिर तौर पर समय प्रबंधन एक ऐसा मुद्दा है जो काम के माहौल से बहुत आगे जाता है। तो यहाँ व्यक्तिगत समय और अन्य लोगों के बेहतर प्रबंधन के लिए विचार के लिए कुछ भोजन हैं।
समय प्रबंधन के लिए पेरेटो के नियम का अनुप्रयोग.
यदि हम उस सिद्धांत को मान लें परिणाम का 80% प्रयास के 20% से प्राप्त होता है और यह कि शेष 80% का परिणाम केवल 20% का परिणाम देता है, यह स्पष्ट है कि हमें जो काम करने की आवश्यकता है उनमें से अधिकांश को 20% के प्रयास से किया जा सकता है और इस प्रकार 80% समय की बचत होती है।
समय और ईमेल प्रबंधन के लिए एक पद्धति
इस किताब को क्यों पढ़ें
क्या आपका इनबॉक्स ईमेल से भरा है? क्या आप अनुरोधों या प्रतिबद्धताओं की मात्रा से अभिभूत महसूस कर रहे हैं? क्या आपके पास हजारों चीजें खुली हैं? क्या आपके मन में बहुत सी बातें हैं?
डेविड एलन के पास आपके लिए इसका उत्तर है और मैं इसे थोड़ा सा सरल करके संक्षेप में प्रस्तुत करने का प्रयास करूंगा: यदि कोई चीज आपके दिमाग पर कब्जा कर रही है, तो आपका दिमाग मुक्त नहीं है और यदि आपका दिमाग मुक्त नहीं है तो यह बहुत सारे प्रोग्राम वाले कंप्यूटर की तरह है। खुला: यह काम करना कठिन है। कल से शुरू करते हुए, अपना समय लें और जो कुछ भी आपको करना है उसे लिखना शुरू करें। आपको स्पष्ट रूप से लिखित उद्देश्य के साथ इसका वर्णन करना चाहिए; इसे आगे ले जाने के लिए आपके पास इससे जुड़ा एक एक्शन होना चाहिए और आपको एक सिस्टम में सभी टू-डू को सेव करना होगा जिसे आप नियमित रूप से एक्सेस करते हैं। महत्वपूर्ण बात यह है कि चीजों को अपने दिमाग में न रखें.
तो समय की बर्बादी के मुख्य कारण क्या हैं?
- यह सब स्वयं करो. आप जो कर सकते हैं उसे प्रतिनिधि करें!
- procrastinate, जिसका अर्थ है अप्रिय गतिविधियों को बंद करना। यह आत्म-अनुशासन लेता है।
- पहिया बदलते. कुछ उदाहरण: ऐसे दस्तावेज़ बनाएँ जो पहले से ही कंपनी के अन्य क्षेत्रों में मौजूद हों या जब वे इंटरनेट से डाउनलोड किए जा सकें तो शुरुआत से टेम्पलेट बनाएँ
- सहकर्मियों को उनके काम में बाधा डालना
- अस्पष्ट या अधूरे निर्देश देना जो त्रुटियों का कारण बनते हैं
अच्छी आदतें (सिद्धांत के अनुसार):
- योजना बनाने के लिए अलग समय निर्धारित करें दिन का
- अधिक मांग वाली गतिविधियों को करने के लिए जब आप ठंडे हों तो घंटों का उपयोग करें
- समूह गतिविधियाँ जैसे फ़ोन कॉल करना और ईमेल पढ़ना
- कार्यों को प्राथमिकता के आधार पर क्रमबद्ध करें, पहले महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक, फिर अत्यावश्यक लेकिन महत्वपूर्ण नहीं वगैरह
- हर शाम, उन कामों की सूची बनाएं जो आपको अगले दिन करने हैं
अच्छी आदतें 2.0:
- के लिए सीख स्वीकार्य गति से कीबोर्ड पर टाइप करें, जो आपको कम से कम तनाव के बिना ईमेल लिखने की अनुमति देता है। आप यहां अपने कौशल का परीक्षण कर सकते हैं भावना-lang.org
- कहीं से भी और किसी भी उपकरण से पहुंच योग्य वेब एप्लिकेशन पर जानकारी और दस्तावेज़ साझा करें।
- सहकर्मियों के साथ त्वरित रूप से संवाद करने के लिए व्हाट्स ऐप पर समूह बनाएं
बेहतर समय प्रबंधन के लिए उपकरण
- मानदंड (नीति) और प्रक्रियाएं
"उनका उद्देश्य दोहरावदार प्रकृति की स्थितियों से संबंधित निर्णय लेने से बचना है। वे यह निर्देश नहीं देते हैं कि क्या किया जाना चाहिए, लेकिन इसे सबसे तेजी से कैसे किया जाए।" वी. केट्क्लिज़
वे आपको विषयों के बारे में त्वरित निर्णय लेने और उन्हें संबोधित करने की अनुमति भी देते हैं।
- मानक
मानक दस्तावेजों, प्रक्रियाओं, परियोजनाओं और अन्य व्यावसायिक गतिविधियों को पूरा करने का साझा तरीका है। काम करने का सामान्य तरीका तेजी से मूल्यांकन, साझा करने और कार्यान्वयन की अनुमति देता है।
- दिशानिर्देश
दिशानिर्देश मानक के अनुरूप हैं, लेकिन काम के सभी चरणों में व्यवहार के स्तर पर। इसके अलावा काम की दिशा को विनियमित करके, यह आपको समय बचाने की अनुमति देता है जब आपको निर्णय लेना होता है और आश्चर्य होता है कि उस स्थिति में और उस कंपनी में आगे बढ़ने का सबसे उपयुक्त तरीका क्या है।
नीचे दिया गया आरेख है कि हमारी ऊर्जा पूरे दिन कैसे वितरित की जाती है: सुबह लगभग 10:00 बजे हम सबसे अधिक सक्रिय होते हैं, इसलिए इस क्षण का उपयोग अधिक मांग वाले कार्यों के लिए किया जाना चाहिए। जबकि दिन के अंत में, जब हम अधिक थके हुए होते हैं, तो कम मांग वाले मामलों में खुद को समर्पित करना बेहतर होता है।
