Come rendere le riunioni produttive

Si parla spesso di riunioni, c’è chi ne parla bene, chi le vede come perdite di tempo. In alcune aziende ce ne sono troppe in altre troppo poche.

riunione-1Nelle varie aziende in cui ho lavorato ne ho viste veramente di tutti i colori. Ho visto riunioni fiume della durata di ore dove nessuno prendeva appunti e nessuno faceva follow up. Se nessuno prende appunti poi è molto difficile, se non impossibile, ricordarsi con certezza che cosa sia stato deciso. Pensate che è stato calcolato che 30 minuti dopo la fine di una riunione si inizia a dimenticare ciò che si è detto. In un’altra azienda, dove si spendeva molto tempo in riunioni, la direzione aveva emanato una circolare dicendo che le riunioni non dovevano durare più di 45 minuti e che i problemi interni ai singoli team potevano essere discussi alla macchinetta del caffé senza chiamare una riunione formale. Ho anche visto riunioni ben organizzate con un’agenda, un coordinatore, degli obiettivi chiari e delle tempistiche predefinite e rispettate.

Potrei darvi i nomi delle tre aziende in cui ho visto queste riunioni, ma sarebbe poco fair, diciamo solo che due erano aziende italiane e una americana.

Alcuni tipi di riunioni

Sessioni di Brainstorming: hanno lo scopo di ideare e discutere le possibili soluzioni ad un particolare problema. Si svolgono in modo strutturato con la regola fondamentale che prima si raccolgono tutte le idee senza valutarle o criticarle e solo in un secondo momento si selezionano le idee più valide. Generalmente c’è una persona incaricata di scrivere su un supporto visibile a tutti le idee.
Incontri di verifica (Status meeting): sono meeting che si svolgono regolarmente durante un progetto o tra i project manager che gestiscono più progetti, hanno lo scopo di esaminare lo stato di avanzamento del progetto ed in particolare discutere i problemi.
Cross functional meeting: hanno lo scopo di aggiornare le diverse funzioni aziendali sui progetti e sulle attività in corso in una funzione che possono influenzare le altre. In particolare si usano per affrontare problematiche interfunzionali.

Di seguito trovate alcuni elementi che vi saranno utili ad organizzare la vostra prossima riunione:

Criteri secondo i quali organizzare e gestire un meeting

  • Definite lo scopo della riunione o meglio gli obiettivi della riunione. Quando mi trovo a gestire progetti ad esempio faccio sempre delle riunioni di progetto che hanno lo scopo di condividere informazioni critiche con il team o con le funzioni coinvolte. Inoltre le riunioni sono il momento migliore per risolvere delle questioni che necessitano l’input di più funzioni.
  • Deve esistere una agenda dell’incontro con un timing per la discussione dei vari punti. Se sull’agenda sono intransigente e non chiamerei mai una riunione senza almeno un argomento e un obiettivo, sulla tempistica dei singoli punti sono molto più flessibile. TECNICA: se una discussione va troppo per le lunghe potete dare l’incarico alle persone coinvolte di discuterne in separata sede. In inglese si direbbe take it off line.  TECNICA: i punti dell’agenda vanno creati con un verbo e un sostantivo ad esempio “definire prossimi passi”. Scrivere solamente “prossimi passi” non sarebbe sufficiente perché si potrebbe intendere anche una semplice “discussione”, mentre se usiamo il termine “definire” si implica anche una decisione in merito.
  • Chi convoca la riunione é responsabile della sua gestione.
    Durante lo svolgimento della riunione, o il responsabile della riunione oppure qualcuno da lui assegnato dovrà compilare una “minuta”.
    Se nel corso della riunione viene presa una qualsiasi decisione è necessario che sia anche definito chi ha il compito di formalizzarla e i tempi per renderla operativa. Dopo la riunione deve essere compilato un verbale sintetico che va distribuito ai partecipanti e agli invitati che non hanno potuto partecipare.
In sintesi

Criteri secondo i quali organizzare e gestire un meeting

1) Devono essere definiti chiaramente, a priori, lo scopo dell’incontro e partecipanti necessari e opzionali.
2) Deve esistere una agenda dell’incontro, che presenti i punti da discutere come oggetto + azione (e.s. esaminare proposta budget, scelta campagna).
3) E` opportuno evitare digressioni su argomenti non previsti nell’agenda.
4) La durata di discussione di ciascun punto dell’agenda e il tempo totale del meeting deve essere prefissata e non deve essere protratta oltre i termini previsti.
5) La gestione di una riunione deve essere sempre assegnato ad una persona.
6) Durante lo svolgimento della riunione, o il responsabile della riunione oppure qualcuno da lui assegnato dovrà compilare una “minuta”.
7) Se nel corso della riunione viene presa una qualsiasi decisione è necessario che sia anche definito chi ha il compito di formalizzarla e i tempi per renderla operativa.
8) Dopo la conclusione della riunione deve essere compilato un verbale sintetico che dovrà comprendere il massimo delle informazioni raccolte durante l’incontro e dovrà essere approvato da uno dei partecipanti diverso dal redattore.
9) Se possibile fissare la data, l’ora e luogo della prossima riunione

Schema di verbale di riunione

Informazioni generali
Data, luogo, titolo, … della riunione
Argomenti (agenda)
Nomi dei partecipanti invitati e di quelli effettivamente presenti
Contenuto degli interventi per argomento trattato l’elenco dei documenti scambiati
Decisioni prese con i responsabili di attuazione e i relativi tempi operativi
Nome del redattore e dell’approvatore del verbale e le relative date

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