Come, Perché Delegare e Cosa. La gestione attraverso la delega.

Stretta di mano

Se è vera la definizione di management “ottenere risultati attraverso gli altri”, allora chi non delega non è un manager efficiente.

Delegare è un arte e una scienza. Sono molti anni ormai che lavoro come manager in diversi ruoli e ciò che mi permette di raggiungere i risultati che i miei capi si aspettano è il lavoro che le altre persone svolgono per me.

Le prime esperienze di delega le ho vissute come “project manager“. Quando sei project manager sei in una situazione in cui non hai potere gerarchico sulle persone che devi gestire, ma hai la responsabilità per il lavoro che queste persone svolgono. E’ probabilmente una delle situazioni più “tricky” per dirla in inglese. Ovvero una di quelle situazioni in cui è molto facile che qualche cosa possa andare storto.

Come project manager non hai la leva nei confronti dei collaboratori data dalla valutazione di fine anno o simili, ma bisogna creare un rapporto di stima reciproca e una sintonia di vedute sulle attività che devono essere svolte. Riuscire a creare questo tipo di rapporto con i propri collaboratori è fondamentale anche per un’efficace delega anche i presenza di un rapporto gerarchico.

La maggior parte delle attività possono essere delegate, siano esse limitate o rilevanti, semplici o complesse. E’ indispensabile che il processo di delega venga condotto in maniera corretta: una delega inefficace conduce ad un alto grado di stress manageriale, alla demotivazione dello staff, alla sovrapposizione dei ruoli.

Delegare non consiste solo nell’assegnare alle persone cose da fare. I compiti sono le attività semplici e a breve termine che devono essere svolte. In qualità di manager, probabilmente voi chiedete al vostro personale di svolgere compiti quasi ogni giorno, ma è importante capire che non si tratta di vera e propria delega.

Miti da sfatare

Non è vero che delegando si perde il controllo sulle cose, si perde solo l’onere di dover fare tutto da soli;
– La delega consente ad ognuno di esercitare esaurientemente la propria creatività
– La delega favorisce lo sviluppo delle competenze e la motivazione delle persone

Vantaggi della delega

La delega, attraverso la partecipazione al raggiungimento degli obiettivi aziendali, rende soddisfacente il lavoro;
Libera il tempo del manager che può dedicarsi a altre attività;
Estende i risultati del manager;
Sviluppa l’iniziativa, le capacità e le competenze del collaboratore preparando lo a future promozioni;
Spinge il potere decisionale verso il basso dove si trovano conoscenze dei fatti. “E’ un errore pensare che le decisioni prese ad alto livello siano necessariamente le migliori!” Come osserva Drucker: le decisioni andrebbero prese al più basso livello direttivo possible

Processo di delega

Il processo di delega va inteso come il procedimento attraverso il quale una persona attribuisce temporaneamente ad un’altra persona l’autorità discrezionale necessaria per conseguire obiettivi e/o assolvere a determinati compiti.

Attività che svolge il delegante (sottolineate)
Attività da svolgere congiuntamente (NON sottolineate)

Definizione dei compiti da delegare  scelta del candidato (profilo psicologico e competenze)  condivisione finalità generali e obiettivi specifici (contenuti, metriche, limiti di potere)  negoziazione di: risorse – tempi definizione criteri e modalita’ per controllo e verifica (modalità, item, frequenza) ufficializzazione della delega

A volte i manager tendono a tenere per sé alcune attività che potrebbero essere delegate; ecco spiegate le ragioni più comuni:
– Inesperienza personale;
– Predilezione per gli aspetti operativi;
– Paura ad assumersi responsabilità  per errori dei dipendenti;
– Incapacità ad ammettere gli errori
– Esagerato e malinteso senso della perfezione;
– Paura che il collaboratore sia migliore;
– Paura che delegando troppo non rimanga al manager sufficiente lavoro;
– Paura di non ottenere credito personale per il lavoro del gruppo;
– Incapacità  o pigrizia nello spiegare scopi e compiti;
– Mancanza di volontà  nello sviluppare i propri collaboratori e disinteresse per la loro carriera;
– Incapacità  di stabilire i necessari controlli con il delegato;
– Scarsa stima dei propri collaboratori

Talvolta invece la resistenza alla delega si trova dalla parte di chi riceve la delega per:
– Mancanza di esperienza e competenza;
– Desiderio di evitare di assumersi responsabilità;
– Eccessiva dipendenza dal capo;
– Sovraccarico di lavoro o mancanza di organizzazione;
– Gusto del dettaglio;

Infine anche particolari condizioni aziendali possono ostacolare la delega::
– Management egocentrico;
– Diffusa intolleranza per gli errori; eccesso di critica;
– Urgenza a scapito del tempo necessario a delegare;
– Mancanza di una chiara definizione di responsabilità;
– Scarsezza di personale nel reparto o nell’azienda;

Definizione
Per delega si può intendere il processo per il quale un soggetto, il delegante, conferisce ad un altro, il delegato, l’incarico di eseguire una prestazione che rientra nella responsabilità dell’altro. Gli aspetti salienti di tale processo sono:
1. Il compito che il delegante assegna al delegato.
2. L’autorità che deve essere concessa dal delegante al delegato, necessaria per l’impiego delle risorse e per l’adozione delle azioni, necessarie o disponibili, per l’assolvimento del compito.
3. L’obbligo del delegato verso il delegante: rapporto di responsabilità doveroso, del delegato nei confronti del delegante.

Condizioni per la Delega
Una delega efficace deve rispondere a particolare condizioni quali:
a. Definizione degli obbiettivi
Il delegato deve avere la massima chiarezza su ciò che gli viene richiesto di fare.

b. Scelta del delegato
Il delegato deve essere capace e competente, e cioè avere le competenze specialistiche e l’abilità operativa necessarie per l’assolvimento del compito. Deve essere disposto ad accettare la delega, ed in grado di accettarla in funzione del proprio carico di lavoro.

c. Distribuzione razionale delle deleghe
Il naturale impulso è inevitabilmente quello di caricare i più capaci.

d. Accettazione, Partecipazione, Condivisione
C’è la necessità che il delegato debba essere animato dal desiderio di assolvere al compito ricevuto con il massimo entusiasmo possibile.

e. Ampiezza della Delega
Un estremo è quello nel quale la delega è rappresentata dal singolo ordine esecutivo, negando al delegato l’uso, ancorché minimo, di iniziativa. L’altro estremo è quello nel quale la delega è rappresentata da una direttiva molto larga, che possa eventualmente riguardare anche attività non necessariamente comprese nelle capacità del delegato.

f. Collegamento costante
Il collegamento deve semplicemente assicurare il controllo della dinamica operativa, in maniera che eventuali scostamenti non vengano evidenziati troppo tardi.

g. Iniziativa del delegato
Il peggior nemico di una delega efficace è la tentazione dell’interferenza.

h. Accettazione dell’Operato del Delegato
È preferibile la revoca della delega piuttosto che una continua revisione dell’operato altrui.

Citazione da (Dubla, 2000)