Time management

Non c’è mai tempo per fare niente, ma se mai ce lo prendiamo mai lo avremo

the merovingian – matrix reloaded

Il principio di Pareto ci insegna che l’80% del risultato si ottiene con il 20% dello sforzo e che il restante 80% di sforzo produce solo il 20% del risultato, è evidente che se riuscissimo a concentrare le priorità su quel primo 20% di sforzo, raggiungeremmo l’80% del successo che ci si aspetta da noi

Difesa del vostro tempo

  • Evitare le interruzioni: per esempio le telefonate nel bel mezzo di un pensiero o di una discussione
  • Raggruppate certe attività in momenti particolari della giornata. Ad esempio una serie di telefonate.
  • Stabilite tempi limite (deadlines) entro i quali certe cose debbano essere completate. Meglio se la scelta della deadline viene concordata con chi è impegnato in quel progetto
  • Delegate ciò che potete
  • Automatizzate le attività ripetitive ove possibile
  • Stabilite un’ora, preferibilmente la prima del mattino, da dedicare alla pianificazione della giornata
  • Evitate di rimandare le attività sgradevoli. Ci vuole autodisciplina.
  • Il tempo si “crea” non si “trova”
    (H. sedehi)

Gestione delle priorità

  • Scegliete le vostre priorità con calma e distacco;
  • Mettete in testa all’elenco i compiti più importanti e urgenti, assegnate a questi più tempo e nei momenti più produttivi della giornata; al secondo posto mettete i compiti urgenti, ma non inportanti; al terzo i compiti importanti e non urgenti e infine quelli ne importanti ne urgenti.
Matrice compiti/priorità
alta urgenzaPriorità 2: attività urgenti di media importanza. (delegabili)Priorità 1: attività critiche, legate al raggiungimento degli obiettivi di ruolo. Prerogative di ruolo (non delegabili)
bassa urgenzacompiti che si possono posticipare, delegare e in alcuni casi automatizzare.Priorità 3: obiettivi a medio lungo termine, non hanno un impatto sulle attività immediato o non sono legate ad obiettivi specifici, (parzialmente o difficilemente delegabili)
 bassa importanzaalta importanza
  • Resistete alla tentazione di occuparvi prima dei compiti minori o più facili
  • Fate un’analisi critica del vostro elenco di priorità allo scopo di cancellare quelle attività che possono essere delegate;
  • Ogni sera prima di lasciare l’ufficio, fate una lista delle cose più importanti che vi aspettano per il giorno successivo e mettetele in ordine di priorità.

Un altro modo per vedere le priorità è il seguente

Priorità 1: cose che si devono fare
Priorità 2: cose che si dovrebbero fare
Priorità 3: cose che si potrebbero fare

Organizzazione delle attività per priorità:
1) Cose importanti e urgenti
2) Cose urgenti MA NON importanti
3) Cose importanti e NON urgenti
4) Cose NON importanti e NON urgenti

Hanno priorità 1° le attività che sono critiche, in quanto determinanti al raggiungimento degli obiettivi di ruolo, priorità due le attività di media importanza e che possono essere delegate, 3° le attività che sia pure interessanti, non hanno un impatto immediato sull’andamento delle attività a voi affidate né sono legate ad obiettivi specifici. Questa classificazione è programmatica e non esclusiva.

(H. sedehi)

Ciclo di rendimento

I compiti più impegnativi dovrebbero essere svolti nei momenti in cui rendiamo di più e siamo più riposati con conseguente migliore rendimento e minore fatica. La figura seguente illustra il ciclo di rendimento nella giornata

Parzialmente tratto da V. Kettkliz “Come tarttare con i collaboratori” FRANCOANGELI.

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