“Getting Things Done” in 9 punti in Italiano

1. “Se non l’avete scritto da qualche parte è nella vostra mente.”
2. “Se una cosa sta occupando la tua mente, la tua testa non è libera”.
3. Cualquier cosa inacabada debe ser plasmada en un sistema de rastreo de confianza.
4. Iniciará sesión en este sistema con regularidad y lo actualizará.

El sistema del que David Allen me ha estado hablando, durante años, es el lista de problemas. Per la precisione credo che fosse il 2004 quando lavoravo da Tod’s che il Direttore IT mi insegnò questo semplice metodo che poi ho portato avanti negli anni.

E’ questo uno dei punti chiave per mantenere la mente libera e reattiva. Scrivete tutte le cose da fare su una lista (anche lunga), in questo modo non dovete tenerle a mente e potrete usare le vostre risorse mentali per concentrarvi su sto che state facendo.

El modelo propuesto por Allen en Getting Things Done es simple y efectivo. Consiste en una metodología de gestión del tiempo, que no se enfoca en administrar tu tiempo sino en cómo manejar las solicitudes que recibimos de manera eficiente.

1) ante un crescente numero di stimoli dall’esterno y pedidos de tareas por hacer de jefes y compañeros, no podemos pensar que podemos organizar todo solo con la mente. pero tenemos que “collection buckets” dove mettere tutte le cose da fare y luego mire estos contenedores regularmente.

La mente humana tiene una capacidad limitada por lo que si tenemos demasiadas cosas en mente perdemos la lucidez necesaria para procesar la información de la mejor manera. Este hecho está científicamente probado pero también es extremadamente intuitivo.

¿Cómo puedes concentrarte en resolver un problema y afrontar una situación con la serenidad adecuada si mientras tanto intentas no olvidar otros compromisos familiares o laborales o los plazos que te acechan?

La respuesta de Allen, para alcanzar un’elevata produttività senza stress, es escribir todas las tareas pendientes dentro de uno o más contenedores, de modo que estemos seguros de que todas las tareas pendientes están escritas allí.

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2) Tenemos que confíe en este(s) coleccionista(s). (collection bucket) che diventerà il nostro punto di riferimento giornaliero per le cose da fare. Il raccoglitore potrebbe essere ad esempio i task di Outlook, un foglio di excel, un programma di project management o un software di collaborazione. Personalmete ne utilizzo almeno tre i task di Outlook, la inbox per l’email, un’applicazione per i task che si sincronizza con Google Calendar e Basecamp per le attività e i progetti interfunzionali.

Allen dice che i “contenitori” devono essere nel numero minore possibile.  Difficilmente sarà solo uno, ma se sono troppi poi bisogna controllarli tutti frequentemente e e diventa più difficile.

Confiar en que hemos capturado todas nuestras tareas por escrito fuera de nuestro cerebro es clave reducción del nivel de estrés: si no tenemos que tener demasiadas cosas en mente y tenemos un único sistema para recopilar cosas por hacer, estaremos menos estresados, más confiados y más productivos gracias a una mente más libre.

3) ¿Cómo hacer que los proyectos y actividades avancen incluso aquellos en los que no está claro lo que hay que hacer? Anche qui la risposta è semplice dobbiamo definire un’azione, una sola, che possa mettere in moto l’attività e farla progredire anche se solo di poco. Un’azione può essere anche molto semplice ad esempio fare una telefonata, mandare un email, chiedere un preventivo.

4) Il quarto punto è che Las actividades se pueden clasificar en procesables (procesables) y no procesables. Usaré el término aquí operable anche se non è corretto ma rende meglio il significato. Le richieste e gli input azionabili possono essere a loro volta divise in azioni con una scadenza e attività senza scadenza. Le attività che hanno una scadenza vanno segnate in un calendario con un reminder. Aquellos que no tienen una fecha límite deben incluirse en una lista de tareas pendientes que revisaremos a diario (próximas acciones). Las solicitudes y las entradas que no son procesables deben archivarse. Lo mismo se aplica a los correos electrónicos que recibimos.

5) Cuando se recibe una solicitud, y hemos entendido de qué se trata y es procesable, tenemos que decidir si hacerla inmediatamente y posponerla. Se l’azione richiede due minuti o meno è meglio farla subito, se richiede più tempo va delegata o rinviata.

6) Las actividades que se posponen pueden terminar en la lista de tareas pendientes (Próximas acciones) o en el calendario.

7) Los proyectos son actividades complejas que requieren una planificación ad hoc. Por lo tanto, los proyectos no se pueden gestionar a través de una simple lista de próximas acciones y un calendario.

8) Cómo empezar. La parte più difficile nell’applicare il metodo Getting Things Done è iniziare. Dice Allen che per poter iniziare ad applicare la metodologia occorre prendersi alcune ore, o anche un paio di giorni, per riprendere tutti i progetti e le attività lasciate in sospeso, descriverle in una frase e spostarle nel raccoglitore. Quindi tienes que sacar el tiempo necesario para organizar todas las actividades atrasadas la primera vez y hazlo de un solo golpe.

9) Perché le classiche to do list giornaliere non funzionano: le liste di attività scritte su un calendario che poi se non vengono fatte devono essere riscritte per il giorno dopo sono una perdita di tempo e sono anche demoralizzanti. Le next action list proposte da Allen non devono essere riscritte e sono in grado di gestire le scandenze anche le più time-sensitive.

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