“Getting Things Done” in 9 punti in Italiano

Checklist - To do list

“Se non l’avete scritto da qualche parte è nella vostra mente.”

“Se una cosa sta occupando la tua mente, la tua testa non è libera”.

Ogni cosa non finita deve catturata in un sistema affidabile di tracciamento.

Accederai a questo sistema regolarmente e lo aggiornerai.

Questo sistema per me ormai da anni la issue list. Per la precisione credo che fosse il 2004 quando lavoravo da Tod’s che il Direttore IT mi insegno questo semplice metodo che poi ho sviluppato negli anni.

Issue List, modello perfetto per la metodologia Getting Things Done

E’ questo uno dei punti chiave per mantenere la mente libera e reattiva. Scrivete tutte le cose da fare su una lista (anche lunga), in questo modo non dovete tenerle a mente e potrete usare le vostre risorse mentali per concentrarvi su sto che state facendo.

Il modello proposto da Allen in Getting Things Done è semplice e rivoluzionario. Consiste in una metodologia di time management, che però non si basa su come gestire il proprio tempo ma sul come gestire le richieste che riceviamo in modo efficiente.

1) A fronte di un crescente numero di stimoli dall’esterno e richieste di attività da svolgere da parte di capi e colleghi, non possiamo pensare di poter organizzare tutto solo con la mente. Ma abbiamo bisogno di “collection buckets” dove mettere tutte le cose da fare e poi guardare questi contenitori regolarmente.

La mente umana ha una capacità limitata per cui se si tengono troppe cose in mente perdiamo la lucidità necessaria per processare nel migliore dei modi le informazioni. Questo fatto è scientificamente provato ma è anche estremamente intuitivo.

Come potete concentrarvi a risolvere un problema e affrontare una situazione con la giusta serenità se ne frattempo state cercando di non dimenticarvi altri impegni familiari o lavorativi o delle scadenze che vi assillano?

La risposta di Allen, per raggiungere un’elevata produttività senza stress, è scrivere tutte le cose da fare dentro uno o più contenitori, in modo che abbiamo la certezza che tutte le cose da fare sono scritte lì.

2) Dobbiamo fidarci di questo/i raccoglitore (collection bucket) che diventerà il nostro punto di riferimento giornaliero per le cose da fare. Il raccoglitore potrebbe essere ad esempio i task di Outlook, un foglio di excel, un programma di project management o un software di collaborazione. Personalmete ne utilizzo almeno tre i task di Outlook, la inbox per l’email, un’applicazione per i task che si sincronizza con Google Calendar e Basecamp per le attività e i progetti interfunzionali.

Allen dice che i “contenitori” devono essere nel numero minore possibile.  Difficilmente sarà solo uno, ma se sono troppi poi bisogna controllarli tutti frequentemente e e diventa più difficile.

Fidarci del fatto che abbiamo catturato tutte le cose da fare in forma scritta fuori dal nostro cervello è la chiave nella riduzione del livello di stress: se non dobbiamo tenere a mente troppe cose e abbiamo un unico sistema di raccolta delle cose da fare saremo meno stressati, più fiduciosi e più performanti grazie a una mente più libera.

3) Come fare progredire i progetti e le attività anche quelle dove non è chiaro cosa va fatto? Anche qui la risposta è semplice dobbiamo definire un’azione, una sola, che possa mettere in moto l’attività e farla progredire anche se solo di poco. Un’azione può essere anche molto semplice ad esempio fare una telefonata, mandare un email, chiedere un preventivo.

4) Il quarto punto è che le attività possono essere classificate in Actionable (processabili) e non. Userò qui il termine azionabili anche se non è corretto ma rende meglio il significato. Le richieste e gli input azionabili possono essere a loro volta divise in azioni con una scadenza e attività senza scadenza. Le attività che hanno una scadenza vanno segnate in un calendario con un reminder. Quelle che non hanno una scadenza vanno messe in una lista di cose da fare che guarderemo quotidianamente (next actions). Le richieste e gli input che non sono azionabili vanno archiviate. La stessa cosa si applica alle email che riceviamo.

5) Quando si riceve una richiesta, e abbiamo capito di cosa si tratta ed è azionabile, dobbiamo decidere se farla subito e posticiparla. Se l’azione richiede due minuti o meno è meglio farla subito, se richiede più tempo va delegata o rinviata.

6) Le attività che vengono rinviate possono finere nella to do list (Next actions) o nel calendario.

7) I progetti sono delle attività complesse che richiedono una pianificazione ad hoc. I progetti quindi non possono essere gestiti attraverso una semplice next actions list e un calendario.

8) Come iniziare. La parte più difficile nell’applicare il metodo Getting Things Done è iniziare. Dice Allen che per poter iniziare ad applicare la metodologia occorre prendersi alcune ore, o anche un paio di giorni, per riprendere tutti i progetti e le attività lasciate in sospeso, descriverle in una frase e spostarle nel raccoglitore. Quindi bisogna ritagliarsi il tempo necessario per organizzare la prima volta tutte le attività arrettrate e farlo in un colpo solo.

9) Perché le classiche to do list giornaliere non funzionano: le liste di attività scritte su un calendario che poi se non vengono fatte devono essere riscritte per il giorno dopo sono una perdita di tempo e sono anche demoralizzanti. Le next action list proposte da Allen non devono essere riscritte e sono in grado di gestire le scandenze anche le più time-sensitive.

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