“Getting Things Done” in 9 punti in Italiano

Checklist - To do list
  1. “Se non l’avete scritto da qualche parte è nella vostra mente.”
  2. “Se una cosa sta occupando la tua mente, la tua testa non è libera”.
  3. Toute chose inachevée doit être capturée dans un système de pistage fiable.
  4. Vous vous connecterez régulièrement à ce système et le mettrez à jour.

Le système dont me parle David Allen depuis des années, c'est le liste de problèmes. Per la precisione credo che fosse il 2004 quando lavoravo da Tod’s che il Direttore IT mi insegnò questo semplice metodo che poi ho portato avanti negli anni.

Issue List, modello perfetto per la metodologia Getting Things Done

E’ questo uno dei punti chiave per mantenere la mente libera e reattiva. Scrivete tutte le cose da fare su una lista (anche lunga), in questo modo non dovete tenerle a mente e potrete usare le vostre risorse mentali per concentrarvi su sto che state facendo.

Le modèle proposé par Allen dans Getting Things Done est simple et efficace. Il consiste en une méthodologie de gestion du temps, qui ne se concentre pas sur la gestion de votre temps mais sur comment gérer efficacement les demandes que nous recevons.

1) Face à un crescente numero di stimoli dall’esterno et les demandes de tâches à faire des patrons et des collègues, nous ne pouvons pas penser que nous pouvons tout organiser uniquement avec l'esprit. Mais nous devons “collection buckets” dove mettere tutte le cose da fare puis regardez ces conteneurs régulièrement.

L'esprit humain a une capacité limitée, donc si nous gardons trop de choses à l'esprit, nous perdons la lucidité nécessaire pour traiter l'information de la meilleure façon. Ce fait est scientifiquement prouvé mais il est aussi extrêmement intuitif.

Comment pouvez-vous vous concentrer sur la résolution d'un problème et faire face à une situation avec la bonne sérénité si en attendant vous essayez de ne pas oublier d'autres engagements familiaux ou professionnels ou les délais qui vous hantent ?

La réponse d'Allen, pour atteindre un’elevata produttività senza stress, consiste à écrire toutes les tâches à l'intérieur d'un ou plusieurs conteneurs, afin d'être sûr que toutes les tâches y sont écrites.

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2) Nous devons faites confiance à ce(s) collectionneur(s). (collection bucket) che diventerà il nostro punto di riferimento giornaliero per le cose da fare. Il raccoglitore potrebbe essere ad esempio i task di Outlook, un foglio di excel, un programma di project management o un software di collaborazione. Personalmete ne utilizzo almeno tre i task di Outlook, la inbox per l’email, un’applicazione per i task che si sincronizza con Google Calendar e Basecamp per le attività e i progetti interfunzionali.

Allen dice che i “contenitori” devono essere nel numero minore possibile.  Difficilmente sarà solo uno, ma se sono troppi poi bisogna controllarli tutti frequentemente e e diventa più difficile.

Avoir confiance que nous avons capturé toutes nos tâches sous forme écrite en dehors de notre cerveau est la clé réduction du niveau de stress: si nous n'avons pas trop de choses à garder en tête et que nous avons un seul système pour collecter les choses à faire nous serons moins stressés, plus confiants et plus performants grâce à un esprit plus libre.

3) Comment faire avancer les projets et les activités même ceux où il n'est pas clair ce qui doit être fait ? Anche qui la risposta è semplice dobbiamo definire un’azione, una sola, che possa mettere in moto l’attività e farla progredire anche se solo di poco. Un’azione può essere anche molto semplice ad esempio fare una telefonata, mandare un email, chiedere un preventivo.

4) Il quarto punto è che les activités peuvent être classées en actionnables (traitables) et non. J'utiliserai le terme ici opérable anche se non è corretto ma rende meglio il significato. Le richieste e gli input azionabili possono essere a loro volta divise in azioni con una scadenza e attività senza scadenza. Le attività che hanno una scadenza vanno segnate in un calendario con un reminder. Ceux qui n'ont pas de date limite doivent être mis sur une liste de choses à faire que nous examinerons quotidiennement (actions suivantes). Les demandes et les entrées qui ne sont pas exploitables doivent être archivées. La même chose s'applique aux courriels que nous recevons.

5) Lorsqu'une demande est reçue et que nous avons compris de quoi il s'agit et qu'elle est réalisable, nous devons décider de la faire immédiatement et de la reporter. Se l’azione richiede due minuti o meno è meglio farla subito, se richiede più tempo va delegata o rinviata.

6) Les activités reportées peuvent se retrouver dans la liste des tâches (actions suivantes) ou dans le calendrier.

7) Les projets sont des activités complexes qui nécessitent une planification ad hoc. Les projets ne peuvent donc pas être gérés via une simple liste d'actions à venir et un calendrier.

8) Comment commencer. La parte più difficile nell’applicare il metodo Getting Things Done è iniziare. Dice Allen che per poter iniziare ad applicare la metodologia occorre prendersi alcune ore, o anche un paio di giorni, per riprendere tutti i progetti e le attività lasciate in sospeso, descriverle in una frase e spostarle nel raccoglitore. Quindi vous devez prévoir le temps nécessaire pour organiser toutes les activités du backlog la première fois et faites-le d'un seul coup.

9) Perché le classiche to do list giornaliere non funzionano: le liste di attività scritte su un calendario che poi se non vengono fatte devono essere riscritte per il giorno dopo sono una perdita di tempo e sono anche demoralizzanti. Le next action list proposte da Allen non devono essere riscritte e sono in grado di gestire le scandenze anche le più time-sensitive.

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