“Getting Things Done” in 9 punti in Italiano

Checklist - To do list
  1. “Se non l’avete scritto da qualche parte è nella vostra mente.”
  2. “Se una cosa sta occupando la tua mente, la tua testa non è libera”.
  3. כל דבר לא גמור חייב להיתפס ב-a מערכת עקיבה אָמִין.
  4. אתה תיכנס למערכת זו באופן קבוע ותעדכן אותה.

המערכת שדיוויד אלן מדבר עליה בשבילי, כבר שנים, היא רשימת נושאים. Per la precisione credo che fosse il 2004 quando lavoravo da Tod’s che il Direttore IT mi insegnò questo semplice metodo che poi ho portato avanti negli anni.

Issue List, modello perfetto per la metodologia Getting Things Done

E’ questo uno dei punti chiave per mantenere la mente libera e reattiva. Scrivete tutte le cose da fare su una lista (anche lunga), in questo modo non dovete tenerle a mente e potrete usare le vostre risorse mentali per concentrarvi su sto che state facendo.

המודל שהציע אלן ב-Getting Things Done הוא פשוט ויעיל. זה מורכב מתודולוגיה של ניהול זמן, שלא מתמקד בניהול הזמן שלך אלא ב כיצד לטפל בבקשות שאנו מקבלים ביעילות.

1) מול א crescente numero di stimoli dall’esterno ובקשות לביצוע משימות מבוסים ועמיתים, אנחנו לא יכולים לחשוב שאנחנו יכולים לארגן הכל רק עם המוח. אבל אנחנו צריכים “collection buckets” dove mettere tutte le cose da fare ולאחר מכן להסתכל על המיכלים האלה באופן קבוע.

למוח האנושי יש יכולת מוגבלת כך שאם נזכור יותר מדי דברים נאבד את הבהירות הדרושה לעיבוד מידע בצורה הטובה ביותר. עובדה זו הוכחה מדעית אך היא גם אינטואיטיבית ביותר.

איך אתה יכול להתרכז בפתרון בעיה ובהתמודדות עם מצב בשלווה הנכונה אם בינתיים אתה מנסה לא לשכוח התחייבויות משפחתיות או עבודה אחרות או את המועדים שרודפים אותך?

תשובתו של אלן, להגיע un’elevata produttività senza stress, הוא לכתוב את כל המטלות בתוך קונטיינר אחד או יותר, כדי שנהיה בטוחים שכל המשימות כתובות שם.

קנה את הספר באמזון, קישור ישיר לספר הנייר >>

2) אנחנו חייבים סמוך על האספן הזה(ים). (collection bucket) che diventerà il nostro punto di riferimento giornaliero per le cose da fare. Il raccoglitore potrebbe essere ad esempio i task di Outlook, un foglio di excel, un programma di project management o un software di collaborazione. Personalmete ne utilizzo almeno tre i task di Outlook, la inbox per l’email, un’applicazione per i task che si sincronizza con Google Calendar e Basecamp per le attività e i progetti interfunzionali.

Allen dice che i “contenitori” devono essere nel numero minore possibile.  Difficilmente sarà solo uno, ma se sono troppi poi bisogna controllarli tutti frequentemente e e diventa più difficile.

האמון שתפסנו את כל המטלות שלנו בצורה כתובה מחוץ למוח שלנו היא המפתח ירידה ברמת הלחץ: אם לא נצטרך לזכור יותר מדי דברים ויש לנו מערכת אחת לאיסוף דברים לעשות, נהיה פחות לחוצים, בטוחים יותר וביצועים יותר הודות למוח חופשי יותר.

3) איך לגרום לפרויקטים ופעילויות להתקדם גם כאלו שלא ברור מה צריך לעשות? Anche qui la risposta è semplice dobbiamo definire un’azione, una sola, che possa mettere in moto l’attività e farla progredire anche se solo di poco. Un’azione può essere anche molto semplice ad esempio fare una telefonata, mandare un email, chiedere un preventivo.

4) Il quarto punto è che ניתן לסווג פעילויות לפעולות שניתן לבצע (ניתנות לעיבוד) וללא. אשתמש במונח כאן נָתִיחַ anche se non è corretto ma rende meglio il significato. Le richieste e gli input azionabili possono essere a loro volta divise in azioni con una scadenza e attività senza scadenza. Le attività che hanno una scadenza vanno segnate in un calendario con un reminder. את אלה שאין להם דד-ליין כדאי להכניס לרשימת מטלות שנבחן מדי יום (הפעולות הבאות). יש לאחסן בקשות וקלט שאינם ניתנים לפעולה. אותו דבר חל על המיילים שאנו מקבלים.

5) כאשר מתקבלת בקשה, והבנו במה מדובר והיא ניתנת לפעולה, עלינו להחליט אם להגיש אותה לאלתר ולדחות אותה. Se l’azione richiede due minuti o meno è meglio farla subito, se richiede più tempo va delegata o rinviata.

6) פעילויות שנדחות יכולות להיגמר ברשימת המטלות (פעולות הבאות) או בלוח השנה.

7) פרויקטים הם פעילויות מורכבות הדורשות תכנון אד-הוק. לכן לא ניתן לנהל פרויקטים באמצעות רשימת פעולות ולוח שנה פשוטים.

8) איך להתחיל. La parte più difficile nell’applicare il metodo Getting Things Done è iniziare. Dice Allen che per poter iniziare ad applicare la metodologia occorre prendersi alcune ore, o anche un paio di giorni, per riprendere tutti i progetti e le attività lasciate in sospeso, descriverle in una frase e spostarle nel raccoglitore. Quindi אתה צריך לפצות את הזמן הדרוש כדי לארגן את כל פעילויות העומס בפעם הראשונה ולעשות זאת במכה אחת.

9) Perché le classiche to do list giornaliere non funzionano: le liste di attività scritte su un calendario che poi se non vengono fatte devono essere riscritte per il giorno dopo sono una perdita di tempo e sono anche demoralizzanti. Le next action list proposte da Allen non devono essere riscritte e sono in grado di gestire le scandenze anche le più time-sensitive.

האם גם אתה רוצה לקרוא Getting Things Done?

קנה את זה באמזון

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *