Project Management per le PMI Italiane. L’adattamento di Prince2 e PMI

Stick to the plan! Fare un piano e seguirlo

Le metodologie di project management Prince2 e PMI  sono studiate per gestire progetti di grandi dimensioni, ma possono essere adattate e utilizzate anche nella gestione di progetti di dimensione piccola o media, grazie alla possibilità di adattamento che le metodologie stesse offrono.

In particolare Prince2 dedica uno spazio molto importante all’adattamento della metodologia all’ambiente in cui deve essere applicata. Un’applicazione della metodologia nella sua interezza ad un ambiente non abituato alla metodologia di project management risulta difficilmente accettabile. Necessita un periodo di transizione in cui i concetti base di project management devono essere disseminati e assimilati dalla struttura prima che la metodologia stessa possa essere applicata.

Le metodologie Prince2 e PMI applicate alla gestione di progetti di piccola e media dimensione

Tuttavia le metodologie Prince2 e PMI si prestano anche alla gestione di progetti più piccoli e forniscono gli strumenti concettuali per la gestione di progetti di ogni dimensione.

Va innanzitutto capito che la metodologia Prince2 è basata sui documenti e ogni deliverable di progetto è un documento o corredato da un documento. L’esempio più semplice che mi viene in mente per spiegare questo concetto è il seguente.

Progetto: Gita domenicale al lago di Garda.

PID (Project initiation document): Una chat su whatsapp in cui si decide a che ora partire, chi prende la macchina, dove si va, cosa si fa e anche dove non si va / non si fa ad esempio non si va a Gardaland (out of scope).

Deliverable di progetto #1: Itinerario su Google Maps e orari di partenza e rientro

Deliverable di progetto #2: Lista della spesa per pranzo al sacco

Deliverable di progetto #3: Conferma della prenotazione del pedalò

Risultati di progetto:  Fotografie in pedalò e video.

Tutti gli elementi riportati sopra sono documenti di progetto nella metodologia Prince2.

In fase di pianificazione delle attività, le dipendenze vengono stabilite tra un documento e l’altro. Es. prima di prenotare il pedalò occorre stabilire che si va sul lago e a che ora si arriva.

Il PMI d’altro canto vede nella pianificazione di tutti i processi che interverranno nella realizzazione del progetto come fondamento della metodologia stessa. Detto in termini molto semplici occorre pianificare qualsiasi cosa venga fatta nell’ambito di progetto e per pianificare si intende mettere nero su bianco che cosa verrà fatto e come.

A questo punto abbiamo due strade:

  1. Applicazione dei template di project management pre-esistenti
  2. Creazione o adattamento dei template al contesto

Parere mio, i template completi sono troppo onerosi da un punto di vista del mantenimento degli stessi per le strutture di project management delle PMI che tante volte si avvalgono di un project manager dedicato al progetto e basta.

Ricordiamo che il PMI, per i progetti di grandi dimensioni, prevede la presenza di un team di project management oltre ad un team di progetto. Questo per specificare che occorrono più risorse, cioè più FTE, dedicati alla pianificazione e controllo del progetto oltre alle persone che materialmente lo eseguono.

Nel contesto delle PMI Italiane avere un Project Plan, Quality Plan, Risk Management Plan, un communication plan ecc, può essere irrealizzabile. Meglio allora incorporare gli elementi essenziali della metodologia all’interno di pochi documenti di gestione di progetto o comunque asciugarli fino all’essenziale.

D’altro canto il processo di planning è un processo iterativo per cui si è sempre in tempo ad arricchire i suddetti documenti con ulteriori elementi, mano a mano che gli stessi emergono.

Pertanto suggerisco di adottare un Project Charter snello e di tenere un documento di log in excel o simili che tenga traccia di attività e rischi.

Nel project charter andremo ad inserire tutti gli elementi presenti nell’ambito di progetto sia in scope che out of scope (fondamentale). Nell’activity log andremo ad inserire riga per riga tutte le attività da svolgere con i rispettivi responsabili. I rischi possono essere inseriti all’interno di questa lista come attività da gestire,

Per approfondimenti su tecniche di project management per PMI

Per approfondimenti sulle certificazioni in Project Management vedi

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